Tot i que la comunicació escrita té diversos avantatges evidents sobre la comunicació oral, com l'ambigüitat en el significat, la fàcil replicació i la permanència, la comunicació escrita no sempre és la millor opció per a la comunicació empresarial, acadèmica o personal. Entenent els desavantatges de les posicions de la comunicació escrita per determinar el millor mode de comunicació per a qualsevol situació.
Impersonalitat
La comunicació escrita és menys personal que la comunicació oral, fent que sigui menys ideal per als missatges emocionals. Per exemple, la majoria de la gent considera que les notícies importants, com ara acomiadar-se, aconseguir una promoció, acabar amb una relació o proposar el matrimoni s'han de comunicar personalment. La comunicació a través de l'escriptura o el correu electrònic també és menys efectiva que la comunicació personal en la construcció de relacions personals.
Possibilitat d'incomunicació
La comunicació escrita no inclou matisos de veu o expressió facial, cosa que fa que la comunicació errònia sigui més probable. L'humor i el sarcasme són especialment difícils de transmetre en la comunicació escrita i es poden interpretar com a insults. Això obliga a la gent a escriure d'un to més formal i seriós, contribuint a la naturalesa impersonal de la comunicació escrita.
Falta de comentaris instantanis
La comunicació oral generalment genera comentaris instantanis verbal i no verbal, que sovint informa les observacions posteriors de l'orador. La comunicació escrita no té aquest element important, i fins i tot amb algunes formes de comunicació digital, com ara missatges de text o instantanis, les respostes escrites no tenen espontaneïtat de la comunicació oral. La comunicació escrita no es pot ajustar immediatament per satisfer les necessitats de l'audiència, aclarir una pregunta o respondre a una refutació. A més, si es produeix una comunicació errònia, és possible que l'escriptor no ho descobreixi a temps per corregir-lo.
Cost, materials i emmagatzematge
La comunicació escrita sovint triga més que la comunicació oral, de manera que pot ser més costosa per a les empreses. A més, les còpies en paper de la comunicació escrita requereixen impressores, tinta i paper, i també ocupen espai d'emmagatzematge.En molts casos, les comunicacions electròniques també s'han d'emmagatzemar, tot i que el cost d'aquest emmagatzematge en termes d'espai i costos és molt menor que per a l'emmagatzematge en paper dur. Ja sigui de còpia impresa o electrònica, el material emmagatzemat pot inadvertidament perdre's o destruir-se.
Responsabilitat
La permanència de la comunicació escrita pot crear un problema de responsabilitat civil. Per exemple, mentre els comentaris parlats són fàcilment oblidats, els correus electrònics, memoràndums i altres documents es poden utilitzar com a proves a la cort, fins i tot anys després d'haver estat escrits. A més, la fàcil replicació de la comunicació escrita fa que sigui més arriscada; mentre que una broma parlat fora de color pot ofendre algunes persones, per exemple, un correu electrònic inadequat es pot enviar de manera instantània a milers de destinataris.
