La documentació del procés és l'enregistrament dels processos que una empresa realitza de forma periòdica. Normalment creat per formar empleats, processar documentació i entrenament a vegades pot passar temps d'altres activitats. Tanmateix, solucionar problemes causats per empleats que no van rebre una formació adequada o que no van comprendre la forma correcta de dur a terme un procés també poden trigar un dia a terme.
Integració
Les organitzacions consisteixen en una sèrie de processos integrats per assolir un objectiu general. La documentació del procés implica l'enregistrament d'aquests diversos processos perquè les organitzacions entenguin com funcionen i també elaboren estratègies per millorar-les.
Claredat
Els processos s'han de registrar d'una manera clara i convincent ja que aquests processos també poden ajudar a articular els canvis necessaris en la forma en què els empleats els realitzen. La gestió a vegades pot desenvolupar documents de processos en manuals de capacitació per formar nous empleats.
Acceptable
La documentació del procés ha de ser accionable perquè els individus que mai no hagin realitzat aquests processos abans poden fer-los. La raó per la qual alguns productes són els mateixos a través d'una cadena de botigues és que el procés de creació d'aquests productes -una tassa de cafè, per exemple- s'ha documentat clarament d'una manera que permetia als altres crear duplicats del producte. La documentació del procés ha de ser aplicable per ajudar els directius a formar empleats.
Causa i efecte
La documentació del procés s'ha d'escriure per definir clarament la naturalesa de causa i efecte dels processos. Els processos han de ser documentats de manera aïllada i documentats per explicar com es relacionen els diferents processos entre ells. Per exemple, una organització podria desitjar comprendre com el seu procés de reunió afecta l'obertura de la discussió de la companyia.
Omissió
Aquells que creen la documentació del procés també han de ser conscients del que s'ha d'ometre en la documentació del procés. Per exemple, alguns processos són tan senzills que no necessiten ser descrits. Altres processos no necessàriament s'han de fer correctament cada cop.
Procés i formació
Sovint els administradors poden combinar la documentació i la formació del procés. La documentació del procés pot estalviar temps per als treballadors que podrien fer altres tasques en comptes d'utilitzar el temps en formació. Tanmateix, la documentació del procés no sempre explica la informació prou clara als empleats. Sovint s'ha de combinar amb entrenament pràctic per assegurar que la informació sigui entesa clarament per un nou empleat.
