Les bones comunicacions amb els proveïdors de la seva empresa són imprescindibles per mantenir una cadena de subministrament sense problemes. Quan es desplaça la vostra empresa, vol assegurar-se que tots els proveïdors reben notificació i tinguin temps d'actualitzar la informació de contacte i enviament. Una carta de canvi d'adreça no és difícil de preparar, però cal fer una mica de planificació. Eviteu sortir d'aquesta tasca fins a l'últim minut.
Compileu una llista de correu completa dels venedors de la vostra empresa. Comenceu a fer la llista almenys sis setmanes abans de la data efectiva de la reubicació de l'empresa, de manera que podeu enviar el canvi de lletres d'adreces primerencament. És possible que hagueu d'enviar més d'una carta en alguns casos. Per exemple, un proveïdor pot tenir un departament d'ordre i enviament que estigui separat de les seves oficines de facturació. Hauríeu de notificar a tots dos.
Col·loqueu la informació de canvi d'adreça només al cos de la carta als proveïdors. Utilitzeu el paper de carta de l'empresa o poseu la vostra adreça actual i la informació de contacte a la salutació o al tancament de la carta seguint el vostre format habitual de carta comercial.
Expliqueu als proveïdors que la vostra empresa es desplaça al primer paràgraf de la carta i dóna la data del canvi. El trasllat real pot trigar diversos dies, així que indiqueu la data exacta en què la correspondència i els enviaments s'han d'enviar a la nova adreça. Expliqueu per què l'empresa es mou. Per exemple, dir als proveïdors que l'empresa s'està expandint i que necessita una instal·lació més gran els permet saber què passa d'una manera que crea una impressió favorable. Si hi ha un període durant el qual es tanquen les operacions, indiqui les dates que tancarà el negoci.
Introduïu la nova adreça postal de l'empresa al segon paràgraf. Si l'adreça postal és diferent a l'adreça del carrer, incloeu-la també. Proporcioneu qualsevol altra informació de contacte que estigui canviant, com ara números de telèfon. Envieu la carta de canvi d'adreça almenys tres setmanes abans del trasllat perquè els proveïdors tinguin temps d'actualitzar els seus registres. Finalment, proporcioneu un número de telèfon o adreça de correu electrònic per als proveïdors per formular preguntes si és necessari.
Consells
-
Seguiu la vostra carta amb un missatge de correu electrònic que demana confirmació que es va rebre la carta de canvi de direcció i que recorda als proveïdors de la propera reubicació. És possible que també vulgueu publicar el canvi d'adreça al vostre lloc web i a les pàgines de les xarxes socials. Proporcioneu les adreces web d'aquests llocs a la carta i al correu electrònic.
