La comptabilitat és una funció comercial detallada en què les empreses registren, informen i analitzen transaccions financeres. Aquesta informació comunament proporciona suport per a decisions de gestió i decisions d'inversió per als grups d'interès externs. La informació de comptes normalment requereix documentació per a informes i declaracions comptables preparades. Aquesta documentació admet la informació comptable i proporciona una persona amb més documents o xifres per avaluar l'informe.
Manuals
Els manuals de comptabilitat documenten les polítiques i els procediments específics que segueix una empresa quan maneja informació financera. Als Estats Units, els principis comptables generalment acceptats (GAAP) són els estàndards comptables més autoritzats. El GAAP està basat en principis, el que significa que les empreses tenen un cert grau de latitud quan s'apliquen els principis a la informació financera de la seva empresa. Tanmateix, els propietaris i directors de negocis solen crear un manual per proporcionar documentació de suport sobre els mètodes específics que utilitzen quan s'aplica GAAP. Les empreses que tenen la seva participació pública també han de revelar aquesta informació en els seus informes financers publicats al públic.
Informació sobre la transacció
Les empreses solen requerir certa informació o documentació per a diferents operacions financeres. Per exemple, els empleats que paguen els comptes solen incloure un ordre de compra, recepció de la factura de l'entitat i del proveïdor quan es sol·licita la verificació del propietari. Aquesta documentació ajuda els propietaris a entendre el propòsit del xec i verificar la seva exactitud i validesa. Altres transaccions requereixen documentació similar per a operacions comptables. La data, import, finalitat de la transacció, signatura del preparador, signatura d'autorització i altra informació pot ser necessària per a operacions comptables.
Audit trail
Un rastre d'auditoria és sovint el procediment de documentació més comú en la comptabilitat. La informació de la ruta d'auditoria ajuda als particulars a veure com el departament de comptabilitat completa les transaccions financeres i comptables. Els sistemes comptables computats han reforçat el procés de rastreig d'auditoria perquè la majoria dels sistemes registren un segell de data / data que detalla l'enregistrament de les transaccions. Altres procediments de seguiment d'auditoria inclouen proporcionar el document de transacció inicial, notes manuscrites relacionades amb xecs de matemàtiques o altres càlculs, còpies d'entrada al diari i un segell que indica el comprovant de transacció de la companyia o l'entrada al llibre comptable.
