Una part del treball d'un directiu és disciplinar els empleats que no segueixen les regles. Mentre que una simple advertència verbal serà suficient per a primera vegada, les infraccions lleus, les infraccions més greus o repetides demanen una advertència documentada i escrita. Això ajudarà a no només a explicar a l'empleat el que va fer malament i el que s'espera d'ell, sinó que també li permet mantenir una còpia de l'avís per al fitxer de l'empleat, que pot ser útil més endavant. L'escriptura d'aquesta advertència pot semblar una tasca difícil, però amb una plantilla d'advertència escrita, el procés pot ser bastant senzill.
Consells
-
Una advertència escrita hauria de seguir una plantilla estàndard i incloure informació com ara quines regles es van trencar, una descripció detallada del delicte i com l'empleat necessita millorar.
Per què utilitzar una advertència per escrit
Una advertència escrita pot ser útil tant per al treballador com per a l'empresa. Per l'empleat, l'advertència pot proporcionar una orientació clara i instruccions sobre el que la companyia espera d'ella i com millorar el rendiment de la seva feina per evitar advertències addicionals. Per a l'empresa, l'avís per escrit pot ajudar a demostrar que es va prendre l'acció per tal que es prengui més mesures si el problema continua. També serveix de documentació del problema en cas que l'empleat envieu algun tipus de disputa legal més endavant, com ara un cas de resolució il·lícita.
Quan s'utilitzen aquestes advertències
Totes les empreses tindran diferents problemes amb diferents empleats en funció de les regles pròpies de l'empresa i del tipus de persones que hi treballen. Dit això, la raó més freqüent que els empleats estan redactats en totes les indústries és una tardança excessiva.
Normalment s'emet una carta d'advertència a un empleat després d'haver rebut un avís verbal, però això no sempre és així. Si es produeix un delicte greu per una sola vegada, té sentit passar un advertiment verbal i immediatament tindrà una advertència escrita que pot entrar al fitxer de l'empleat. Cal assenyalar que totes les advertències verbals s'han de documentar després del fet, incloent-hi l'hora i la data de l'avís, i aquestes s'han d'introduir en el fitxer de l'empleat, de manera que no hi ha confusió sobre si l'empleat ha estat o no ha estat advertit un problema particular.
Usant una carta de reprimenda
És una bona idea buscar plantilles tant per a una advertència escrita com per a una carta de disciplina dels empleats abans que les necessiteu. Aquests haurien de ser personalitzats per a la vostra empresa i preparats per utilitzar abans de redactar un empleat. Cada empleat que rep un avís o una notificació de disciplina hauria de rebre el mateix formulari omplert amb informació rellevant per al problema específic que es documenta. Això garantirà que tots els empleats siguin tractats de manera equitativa i equitativa.
Siempre omple cada element en blanc amb una carta de previ advertiment.Si alguna cosa no s'aplica, podeu escriure "N / A", per la qual cosa és clar que no era aplicable i que no eren negligents en omplir el formulari. Si realment escriu una carta amb una plantilla, no és necessari fer-ho, però encara escriu la lletra amb la major detall possible. Fer aquests passos us pot protegir si els problemes legals sorgeixen més endavant. Per aquest motiu, sempre utilitzeu el llenguatge formal i eviteu utilitzar taquigrafia o jerga.
Si bé hauria de treballar amb una plantilla, el to específic que s'utilitza en una carta de reprimenda hauria de variar en funció de la gravetat de la infracció. Si l'empleat va arribar tard un parell de vegades, per exemple, podeu centrar-vos a corregir el comportament i establir un to més positiu per animar-lo a aparèixer a temps. Si un empleat males a un client, però, és possible que vulgueu tenir un to molt més seriós que se centri en possibles sancions si tornés a ser erroni.
Doneu la carta a l'empleat personalment, no per correu electrònic i no només deixeu-ho al taulell de l'empleat. Pot optar per tenir un testimoni o no, però no manipula públicament la qüestió davant la resta del personal. Això pot ser difícil i incòmode, però és important fer-ho. Tanmateix, pot ser beneficiós parlar amb l'empleat sobre la situació, ja que pot creure que la lletra sona més o menys estricta del que pretenia, i fins i tot la vostra presència pot ajudar a destacar el to que pretenia adoptar a la carta. Podeu suavitzar el cop de la lletra oferint al treballador una opinió positiva però mai ho fa si provoca confusió sobre la gravetat de l'avís que emet.
Sempre obteniu una signatura de l'empleat mentre esteu present. Si es nega a signar-lo, pregunteu-li que signi una carta que indica que s'ha negat a signar l'avís. Manteniu la còpia signada per al registre de l'empleat. Si l'empleat va signar una carta que indica que es nega a signar l'avís, feu-ho amb la lletra. També proporcioneu una còpia a l'empleat per als seus registres.
Exemple d'escriptura de l'empleat
Una carta d'advertència escrita ha de començar amb els tràmits bàsics, com ara el tema, la data, el temps, el vostre nom, el títol del lloc de treball, el nom del treballador i el títol del treball i els noms de qualsevol altra persona que rebés una còpia de la memòria. És possible que vulgueu incloure el logotip de la vostra empresa a la part superior del formulari, però això és opcional.
Si teniu un manual d'empleat, primer heu d'indicar quina part de la política de la companyia s'ha infringit. Podeu escriure la política específica o simplement incloure una referència a la secció corresponent del manual. Si no teniu un manual, simplement escriviu un breu resum de les normes de la companyia que s'apliquen.
Incloeu si aquesta és la primera o última advertència, i si es tracta d'una infracció greu, tingueu en compte també això. L'avís hauria de tenir un marc de temps, el que significa que si passa el temps suficient, l'advertència s'eliminarà del registre de l'empleat i no es comptarà com a avís previ. En altres paraules, una advertència escrita prèvia sobre la tardança no ha de comptar amb l'empleat si comença a arribar tres anys després. Tanmateix, la carta encara hauria de romandre en el fitxer personal del treballador. En general, un avís per primera vegada ha de durar sis mesos, un delicte greu hauria de durar vuit mesos i l'avís final hauria de durar un any, però això pot variar d'acord amb les polítiques de la vostra empresa.
A continuació, descrigui exactament el que va passar en el màxim detall possible, incloent la data, l'hora i els noms de totes les persones involucrades. No incloeu detalls subjectius com dir que l'empleat era mitjà per a un altre empleat. En comptes d'això, explica exactament el que ha fet l'empleat, que es podria interpretar com a mitjà. Podeu escollir escriure la descripció dels esdeveniments, la descripció dels esdeveniments dels empleats i les descripcions dels testimonis dels esdeveniments si aquests comptes varien. Si utilitzeu un formulari preimprès i no hi ha prou espai per escriure tots els detalls rellevants, és convenient adjuntar un segon full si és necessari.
Per ajudar a millorar l'empleat, seguiu els detalls del que va passar amb com ha de canviar el comportament de l'empleat i la rapidesa amb que ha de fer aquests canvis. Seguiu aquesta informació amb una informació clara i detallada sobre quines conseqüències tindrà si no corregeix el comportament. Recordeu que l'avís escrit no és una acció disciplinària, així que assegureu-vos d'indicar quines accions disciplinàries es produiran si el problema continua. Finalment, firmeu i citeu la carta, poseu-la al treballador i pregunteu-li a tots els testimonis de la reunió per signar-la i datar-la.
