La comptabilitat es defineix com a informes, registre i anàlisi de les dades financeres d'una empresa. Un sistema comptable informatitzat inclou un programa o un paquet de programari que substitueix un sistema manual, o un comptador, en la gravació i el processament de transaccions financeres. Permet als administradors i altres usuaris finals analitzar la salut financera d'un negoci i prendre les mesures necessàries a la llum d'aquesta informació. Els sistemes comptables computats estan dissenyats per ser totalment personalitzables, però els components principals segueixen sent els mateixos en diferents tipus de sistemes.
Programari
El programari és el nucli d'un sistema comptable informatitzat. El component del programari es compon de mòduls o programes més petits i independents. Cada mòdul individual realitza una funció diferent. Els mòduls poden incloure la producció, el client, el llibre general, els recursos humans, la gestió d'actius, la gestió financera o els mòduls de compra i gestió d'inventaris. Tots els mòduls es vinculen entre si per compartir dades. Un procés de comptabilitat típic integra tots els mòduls d'un sistema comptable informatitzat, amb cadascun mantenint dades per a activitats i entitats específiques.
Maquinari
El maquinari fa referència als components físics d'un sistema. Segons el llibre "Principis de comptabilitat", tot equip físic associat a un sistema comptable informatitzat es coneix com hardware. Els sistemes de comptabilitat computacionals s'instal·len en ordinadors amb capacitat per executar els sistemes. Els sistemes de comptabilitat a gran escala consisteixen en nombrosos mòduls i solen requerir ordinadors amb processadors ràpids i una gran capacitat d'emmagatzematge. Altres components de maquinari que són essencials en un sistema comptable informatitzat inclouen dispositius d'impressió i escaneig, així com altres perifèrics, com ara el ratolí, el teclat i els dispositius d'emmagatzematge de dades externs.
Personal
Tot i que els sistemes comptables computats estan dissenyats per funcionar independentment de la intervenció manual, normalment requereixen un determinat control. Els operadors humans estan obligats a alimentar les dades financeres, que després són treballades pel sistema informatitzat. Segons el llibre "Auditoria de frau i comptes forenses", un altre personal clau en un sistema comptable informatitzat inclou controls de canvis qualificats, gestors de bases de dades, personal de seguretat i gestió. Col·lectivament, aquests elements funcionen per assegurar el bon funcionament del sistema informatitzat i proporcionar capacitats de resolució de problemes quan es produeixi la necessitat.
