Les empreses sovint utilitzen un sistema comptable informatitzat per processar i mantenir operacions i registres comptables. El sistema absorbeix i emmagatzema aquestes dades utilitzant mòduls com ara comptes a cobrar, comptes a cobrar, saldo de prova i nòmina. Un sistema comptable informatitzat està dissenyat específicament per a una determinada empresa o es compra d'un tercer (per exemple Timberline o MAS 200). Un sistema comptable informatitzat és una eina valuosa per a moltes empreses.
Velocitat
El sistema processa dades ràpidament. Una vegada que la informació s'inclou al mòdul relacionat, com ara la nòmina o els comptes a pagar, el sistema el processa i l'emmagatzema a l'instant.
Generació automàtica
La majoria dels sistemes comptables computats tenen funcions com l'entrada de comandes i la generació de factures associades. L'empresari pot crear comptes per als seus clients, emmagatzemant els seus noms, adreces, comandes i factures durant el temps que sigui necessari. Un sistema informatitzat també permet a l'empresari realitzar i imprimir extractes de comptes. A més, molts sistemes comptables tenen una funció de nòmina, que permet processar la nòmina completa, inclosa la generació i la impressió de xecs i informes.
Puntualitat
L'empresari pot imprimir i reimprendre comandes de clients, factures i totes les altres operacions comptables, segons sigui necessari. També pot trobar fàcilment les dades de nòmines dels empleats, com ara l'adreça actual i la quantitat de pagament, sense haver de cercar en els gabinets de presentació per localitzar fitxers de personal.
Elimina el processament manual
Un sistema comptable informatitzat elimina el processament manual. Aquest últim implica processar i registrar els ingressos, les despeses, els guanys, les pèrdues i la reconciliació a mà de la companyia, creant molt espai per a l'error. Les transaccions de la nòmina i les transaccions fiscals de l'empresa també es registren de forma manual. Amb un sistema comptable informatitzat, l'empresari té un procés de manteniment i equilibri més suau.
Motivació del personal
Un sistema comptable informatitzat sovint requereix que el personal s'adhereixi a la formació per aprendre noves habilitats, fent-les sentir motivades. A més, l'empresari pot subcontractar la formació a un representant de la companyia de programari, creant menys pressió als membres del personal per administrar la pròpia formació.
Simplifica les auditories
Si el govern federal o estatal decideix auditar l'empresa, un sistema comptable informatitzat simplifica el procés. Normalment, abans de realitzar l'auditoria, l'auditor notifica a l'empresari per correu sobre els documents específics necessaris per a l'auditoria. Depenent de la naturalesa de l'auditoria, els documents poden incloure declaracions fiscals, registres de nòmines i el diagrama de comptes.
Un sistema comptable informatitzat pot emmagatzemar molts anys d'informació. Si l'auditoria ho requereix, l'empresari pot accedir a informació que data de molts anys enrere. Si, durant l'auditoria, l'auditor sol·licita espontàniament un document de comptabilitat, l'empresari pot recuperar-lo ràpidament del sistema en lloc de fer-se clic a les caixes d'emmagatzematge per localitzar còpies impreses.
Redueix el malversació
Un programari comptable informatitzat dificulta que els empleats robin diners de l'empresa. Per exemple, si un empleat de la nòmina intenta pagar més de l'import permès, probablement el seu robatori es descobrirà perquè el sistema de comptabilitat emmagatzema totes les transaccions desades.
