El camp de la comptabilitat es basa en l'organització precisa i l'anàlisi de números i dades financeres. Això el converteix en un lloc ideal per a eines informàtiques que faciliten la vida dels comptadors humans i permeten a les empreses produir informes financers més precisos. Però per tenir un impacte positiu, els sistemes de comptabilitat computarizados requereixen una planificació i consciència acurada abans d'implementar-los.
Augment de la productivitat
Els comptadors que tenen accés als sistemes comptables computats poden treballar més ràpidament i gaudir d'una major productivitat. El programari permet als comptadors realitzar canvis més ràpidament que ajustar un quadern o un quadern imprès. Menys temps de processament de dades proporciona als comptadors més temps per analitzar les dades i aprofitar-ne el màxim. Mostrar dades financeres a les pantalles d'ordinador també és més eficient i respectuós amb el medi ambient que imprimir informes en paper per a petites tasques. Les eines d'organització de dades faciliten la cerca de peces específiques d'informació en qualsevol moment.
Més precisió
Un sistema comptable informatitzat redueix el risc d'error humà. Els ordinadors processen nombres i realitzen càlculs amb precisió del 100%, que elimina la possibilitat d'un error matemàtic que provoca un resultat inexacte. El programari de comptabilitat també fa còpies de seguretat periòdiques de les dades clau per a la recuperació en cas de fallada del sistema o incompliment de la seguretat. Tot i que encara hi ha lloc per a errors en el cas de l'entrada de dades, el programari de comptabilitat pot identificar inconsistències i fins i tot ajudar a corregir errors simples.
Costos
Actualitzar un departament de comptabilitat tradicional per utilitzar un sistema informatitzat pot representar un cost significatiu, especialment per a un negoci més gran. A més de reorganitzar el personal i comprar el programari de comptabilitat, una empresa també ha d'invertir en ordinadors nous, actualitzacions de programari habituals, formació i una nova política de reclutament per contractar comptadors que estiguin familiaritzats amb el sistema o puguin aprendre a utilitzar-lo ràpidament.
Necessitat humana
Malgrat la seva complexitat avançada, els sistemes comptables computarizados no poden substituir completament als comptadors humans. El camp de la comptabilitat requereix decisions de judici i pensament improvisatori, que fins i tot no pot fer el programari més sofisticat. Els comptadors també han d'entendre el paisatge canviant de les normes legals i de les polítiques d'empresa, algunes de les quals es dirigeixen a noves versions de sistemes comptables computats i altres que controlen com els comptadors utilitzen les seves eines informàtiques.
