Una proposta tècnica és una de les tasques més importants en l'àmbit empresarial o tècnic. Una proposta ben escrita pot garantir a la vostra organització un nou client de vendes, un projecte important o finançament de subvencions per a la recerca o altres activitats. Per a moltes organitzacions, les propostes tècniques eficaces són essencials per al seu èxit continuat.
Articles que necessiteu
-
Sol·licitud de proposta (RFP)
-
Programari de processament de textos
Estudieu de prop la sol·licitud de proposta o RFP. Moltes organitzacions envien RFP quan volen propostes d'un producte o servei. Els RFP contenen directrius sobre el que han de cobrir les propostes, així com sobre quan i a qui se'ls ha de presentar. Una bona proposta no ha de desviar-se de les directrius de la RFP. Malauradament, alguns RFP poden ser vagues, oferint poca orientació. Això és especialment problemàtic quan intenteu desenvolupar estimacions de costos a la vostra proposta. El pas 4 oferirà suggeriments per fer front a RFP vagues o poc clares.
Planifiqueu la vostra proposta abans d'escriure-la. Sovint, és possible que no conegui més sobre el client o la font de finançament del que es troba a la RFP. Feu la vostra tasca i aprengui el que pugui sobre l'organització i els seus responsables. A continuació, passeu una estona de pluja d'idees sobre les necessitats de l'organització. Les propostes que mostren poca o cap comprensió de les necessitats d'un client sovint resulten d'escriure massa aviat sense tenir temps de pensar sobre el client.
Esborreu la vostra proposta. Les variables, com la mida i l'abast del projecte, així com el client potencial que rebrà la vostra proposta determinaran la durada i el format. En algunes situacions, és més adequada una proposta més curta. Altres situacions, com grans projectes o propostes de subvencions enviades a grans organitzacions, demanaran propostes més llargues escrites com un informe tècnic formal.
Incloeu en el cos de la vostra proposta un calendari per a productes o tasques lliurades i una estimació de costos. Seguiu les especificacions de la RFP. Si la RFP és vaga, hi ha diverses maneres de fer front a això. Un suggeriment és oferir al vostre client potencial un conjunt d'opcions des de les quals triar. Una alternativa és fer les vostres pròpies hipòtesis i especificar-les a la proposta. En tercer lloc, podeu contactar amb el client potencial i fer moltes preguntes. Molts clients ho apreciaran, ja que demostren que us preocupa el projecte.
Organitzeu la proposta de tal manera que atregui l'atenció dels lectors i centreu-los en els punts clau. Comenceu amb un resum que resumeixi la vostra proposta. Amplieu els detalls, inclosos els costos, en el cos principal de la proposta. Finalitzeu una conclusió que posa èmfasi en els avantatges d'escollir la vostra empresa. Mantenir resums, resums i conclusions concisos i lliures d'argot tècnic com sigui possible perquè siguin accessibles per a tots els lectors, independentment del coneixement tècnic. Completa els detalls tècnics en el cos de la proposta.
Editeu i formateeu la vostra proposta, assegurant-vos que no hi hagi errors i que el document sigui fàcil de llegir. Emfatitza com el vostre projecte respondrà a les necessitats del client. Considereu explicar les qualificacions del personal clau per al projecte que esteu proposant. Utilitzeu llistes (amb punts de bala o números) per ressaltar els punts clau. Utilitzeu els encapçalaments i subtítols per dividir grans blocs de text.
Consells
-
Formuleu la vostra proposta amb un enfocament "abstracte, cos, conclusió" o ABC.
Establir la necessitat del que es proposa.
Sigui realista en les estimacions de costos i calendari.
Centreu l'atenció en la conclusió: aquesta és la vostra oportunitat de fer una impressió duradora.
Assegureu-vos que la informació de costos sigui fàcil de trobar, ja que els lectors ho cercaran.
