La comptabilitat seria fàcil si només reduïu els estats financers a unes poques línies: els diners realitzats aquest mes, els diners invertits, aquí teniu el que queda i aquest és el valor dels nostres actius. Simple, però no terriblement informatiu. Si bé alguns dels principis de comptabilitat són complicats, la classificació dels comptes és bàsica: mitjançant la creació de diferents comptes per a diferents tipus de deutes, ingressos i actius, la comptabilitat proporciona més informació sobre l'empresa. Això fa que els llibres de notes i l'extracte financer siguin més útils per als executius, els inversors i els prestadors.
Enregistrament en comptabilitat
A la comptabilitat, cada transacció, des de la compra de paper de la copiadora fins a vendre un valor d'inventari de més d'un milió de dòlars, s'inclou a la cartera de la companyia. El significat de l'enregistrament en comptabilitat és que l'anul·lació de les transaccions manté les coses precises. La gestió de la corporació pot veure com està realitzant l'empresa i si està guanyant més del que gasta. Els inversors i els prestadors poden revisar els llibres i els estats financers i decidir si la companyia pot confiar amb els seus diners.
La manera més senzilla de registrar transaccions és escriure'ls en un diari comptable, ajustant diferents classificacions de comptes en conseqüència. Si, per exemple, un client que li deu $ 500 paga la factura, que afecta dues classes, comptes a cobrar (ara $ 500 més petits) i efectiu ($ 500 més grans). Introduir cada transacció com passa comporta temps i augmenta la possibilitat d'errors. Amb un programari de comptabilitat, els comptadors poden registrar-se al programari quan l'empresa rep una factura del venedor o surten xecs de pagament. El programari llavors debita automàticament o acredita les classificacions de compte adequades.
La classificació dels comptes fa que la comptabilitat sigui més complicada, però també més informativa i detallada. D'alguna manera, fa que la comptabilitat sigui més senzilla per la carretera. Suposem que heu comprat una àmplia biblioteca de programari d'ordinador per a les computadores de la companyia. Tot el programari és un actiu immaterial fix. Quan reclama depreciació en la pèrdua de valor del programari a causa de l'edat, tot el programari s'hauria de depreciar en aproximadament la mateixa taxa. Registrar tots els programes en una classificació d'actius simplifica l'aplicació de la depreciació a tota la classe.
Classificació de comptes
Classificar els vostres comptes agrega les vostres finances en diferents categories als vostres llibres i extractes financers. Rompeu els vostres registres en diverses classificacions àmplies.
- Comptes d'actius: Aquesta llista inclou els béns i equips de l'empresa, des de terra fins a efectiu, patents i molt més.
- Comptes de responsabilitat civil: Aquests són els diners que la seva empresa ha de pagar però que encara no ha pagat, com ara comptes a pagar, hipoteques, préstecs i altres comptes no pagades.
- Capital o comptes de capital del propietari: Aquesta és la participació que el propietari, el propietari o els accionistes tenen en el negoci. La participació augmenta i disminueix amb el valor dels actius i l'import del deute.
- Comptes d'extracció: Això cobreix els diners que els propietaris de negocis reben per a ús personal. Inclou el compte de sortides en associacions i el compte de dividend en empreses.
- Comptes d'ingressos: Aquest informe i seguiment dels ingressos per vendes de béns o serveis. També inclouen ingressos no operatius com els ingressos de préstecs o inversions.
- Compte de despeses: Això inclou sous, lloguer, salaris, subministraments i altres despeses.
La classificació dels comptes pot entrar en molt més detall. La classificació d'actius, per exemple, descompon els comptes d'actius en diverses subcategories:
- Efectiu: Això inclou diners a la mà en comptes corrents, comptes de dipòsit i diners petits de la companyia.
- Cobraments: A menys que executeu la vostra comptabilitat de manera estricta en efectiu, informeu els diners quan el guanyeu, no quan el rebeu. Digueu que veniu un valor d'inventari de 1.500 dòlars per a un client, però els dóna 30 dies per pagar. Informeu els $ 1,500 tan aviat com ho guanyeu. Es classifica com ingressos en el compte de pèrdues i guanys i comptes a cobrar (un actiu) del balanç.
- Inventari: Aquesta categoria inclou articles per a la venda, productes parcialment acabats i matèries primeres.
- Actius fixos: Aquesta classificació d'actius cobreix les coses que compres que no es poden convertir fàcilment en efectiu de la manera que aquest inventari pot fer. Els actius es mantenen a llarg termini, a diferència de subministraments d'oficina. Exemples d'actius fixos inclouen ordinadors, cotxes, mobles, edificis i terrenys.
La classificació també separa els actius en categories actuals i de llarga durada. Els actius corrents són els que s'utilitzaran durant l'any que ve. Els actius a llarg termini passen més enllà dels pròxims 12 mesos. Els comptadors també classifiquen els actius tangibles i intangibles per separat. Els actius materials inclouen elements físics com ara camions, impressores 3D i inventaris. Els actius intangibles són propietats no físiques, com ara patents, drets d'autor i fons de comerç del client.
Classificació i estats financers
Un altre significat de l'enregistrament en comptabilitat és que les dades registrades en els llibres de notes es converteixen eventualment en la base dels estats financers. Els tres estats financers consoliden els registres financers d'una empresa de diferents maneres i classifiquen els comptes de diferents maneres.
El balanç té tres grans classes comptables: actiu, passiu i patrimoni net del propietari, que és el que queda després de restar passius dels actius. La classificació de comptes solen dividir-les, en elements com guanys retinguts, comptes a cobrar, passius a curt termini i passius a llarg termini. No està obligat a utilitzar totes les possibles classificacions d'actius o classificació de responsabilitat en el balanç. Si, per exemple, la vostra empresa no ha tingut mai cap actiu intangible, no cal escriure "Actius intangibles: $ 0" per assenyalar-ho. Comparant els actius i passius de la companyia, el balanç dóna una imatge general de la salut financera de l'empresa.
El compte de resultats mostra rendibilitat: quants ingressos aporta cada any la companyia? Les classificacions del compte de resultats inclouen els ingressos de vendes, el cost dels productes venuts i els ingressos no operatius. Els ingressos no operatius es poden dividir en classes com l'interès, el lloguer i els ingressos per dividends. Eliminació de la classificació d'ingressos distingeix d'aquesta manera els ingressos obtinguts de la vostra línia de negoci i els ingressos obtinguts per bones inversions. Qualsevol que pensi en posar diners a la seva empresa vol saber si els seus productes o serveis guanyen diners, per la qual cosa permet distingir els ingressos d'altres fonts.
Les empreses que registren només transaccions en efectiu no necessiten un extracte de fluxos d'efectiu. Les empreses que utilitzen comptabilitat basada en el deute necessiten un, ja que el compte de resultats registra vendes i compres, i no pagaments en efectiu. Seguiment de la quantitat d'efectiu es mou dins i fora de l'empresa mostra si l'empresa té els diners suficients per fer pagaments al préstec o cobrir la nòmina. Si el flux d'efectiu és significativament menor que els ingressos, és possible que la companyia no faci una bona feina recopilant els comptes a cobrar. Les classificacions de fluxos d'efectiu inclouen efectiu de les inversions, efectiu de les operacions i efectiu del finançament.
La classificació dels comptes en els llibres comptables ajuda al departament de comptabilitat a crear els estats financers. Si la venda i compra d'actius s'han registrat correctament, això fa que sigui més fàcil veure les classificacions d'actius que necessiteu informar al balanç.
El quadre de comptes és una part clau de la conversió de llibretes en els estats financers. El gràfic és una llista de tots els comptes utilitzats en el llibre general, que identifica cada compte per número. El vostre programari de comptabilitat utilitza el gràfic per identificar els comptes, com ara ingressos, accions comunes, efectiu i depreciació que s'han d'incloure en la composició del balanç.
Quan configureu el quadre dels vostres comptes, configureu-lo perquè no hàgiu de canviar-lo durant diversos anys. Si, per exemple, no posseeix cap edifici, sinó que planeja comprar-ne l'any vinent, val la pena incloure aquesta classe d'actius a la taula. No incloeu classes que no teniu previst utilitzar. Si la vostra empresa ofereix serveis i no té cap inventari, no hi ha cap intenció d'incloure una classificació d'inventari al gràfic, per exemple. Si teniu comptes que només inclouen quantitats petites, consulteu si podeu publicar-les a altres classes de compte. Això evitarà que la carta es torni massa complicada.
