Un objectiu important de qualsevol sistema de control intern és salvaguardar actius. Atès que els processos de nòmina afecten recursos humans i financers, els problemes o debilitats dels controls interns de la nòmina poden ser costosos. Reconeixent els riscos inherents al procés de nòmina, la comprensió dels seus efectes potencials i la seva capacitat d'abordar-los poden generar una prevenció significativa de la pèrdua al llarg del temps.
Riscos
Els riscos en el procés de nòmina inclouen problemes d'informació financera, com ara la subestimació de la nòmina i els passius relacionats amb els beneficis dels empleats o la classificació errònia dels costos laborals entre el cost de les mercaderies venudes (COGS) i les despeses de venda, generals i administratives (SG & A). L'eficiència operativa es pot veure compromesa pagant empleats fantasmes o acabats (normalment el resultat de la col · lusió) i l'ús de salaris i salaris incorrectes. El compliment normatiu es veu compromès a través de la violació de les lleis federals i estatals de salaris i hores o la violació de les normes del Servei d'Impostos Interns (IRS) relacionades amb els empleats contra els contractistes independents.
Impacte
El potencial impacte financer, reputacional i legal dels problemes de nòmina varia àmpliament en funció del seu calendari, grandària i naturalesa. Comprendre l'impacte que un esdeveniment podria tenir és important per saber com abordar-lo de manera adequada. Les empreses han de considerar el següent: els errors d'informes financers poden augmentar les taxes d'auditoria externa. Les dades financeres incorrectes poden provocar decisions de mala gestió i poden afectar negativament als inversors i altres parts interessades, com ara els creditors. Els pagaments als empleats fantasmes i les taxes de pagament incorrectes poden afectar negativament la liquiditat i augmentar les càrregues fiscals. Les infraccions de les lleis salarials i horàries o les regulacions de l'IRS poden donar lloc a multes significatives, honoraris legals, majors taxes de rotació d'empleats i pèrdua de reputació.
Mitigació
Podeu reduir la probabilitat o l'impacte d'un problema de nòmina si implementeu controls de nòmina sòlids. Tanmateix, el benefici d'implementar controls de nòmina no hauria de superar el cost. El compte de nòmines regular i oportú i les reconciliacions de dades al llibre general i les dades de processadors de tercers, les transmissions d'arxius i altres registres poden evitar o detectar errades fallides financeres. La revisió de les classificacions laborals dels treballadors entre costos directes i indirectes pot ajudar a identificar problemes de classificació. La segregació de funcions entre l'entrada de dades de nòmines, l'autorització de processament i de pagament i el personal d'alliberament són ideals, però poden ser difícils en petites empreses amb recursos limitats. Una revisió, aprovació i comunicació de taxes de pagament, canvis de tarifes, promocions de personal, canvis de feina i terminacions poden ser apropiats quan la segregació de funcions no sigui rendible. Els programes de formació adequats per a la gestió i el supervisor per problemes legals i de recursos humans poden ajudar a augmentar el compliment normatiu.
Seguiment
Qualsevol sistema de control intern pot arribar a ser ineficaç amb el pas del temps, ja que el personal i els processos empresarials canvien a través del creixement oa través d'una gestió inadequada que no substitueix els procediments de control. Realitzeu avaluacions periòdiques de possibles riscos i revisi el disseny i l'efectivitat dels controls de nòmina per garantir que segueixin sent rellevants i rendibles.
