No és estrany veure una empresa que realitzi la seva comptabilitat utilitzant la plataforma de columnes antiga i la instal·lació de llapis. Les computadores van tenir un gran impacte en la manera com es realitza el treball comptable, no només per a les grans empreses, sinó també per a les petites empreses.Els sistemes de comptabilitat són assequibles i relativament fàcils d'utilitzar, fent-los una alternativa viable per a moltes empreses.
Llibre major
La gestió d'un llibre general, la columna vertebral d'un sistema de comptabilitat, és un ús comú d'una computadora a l'àrea de finances. Els codis de compte es poden afegir o retirar amb facilitat, fent que el llibre general sigui molt flexible. Els segments dels codis de compte es poden designar per a determinades funcions, facilitant l'informe. Per exemple, un codi de comptabilitat per a les despeses es podria configurar al sistema com 60235, el "6" significa que el compte és una despesa, el "2" podria significar un departament, com ara vendes i el "35" podria identificar un programa especial de màrqueting dins de les vendes. Aquesta configuració permet consultar fàcilment les despeses d'un determinat departament o programa de màrqueting.
Comptes a pagar
Les factures de pagament sovint prenen molt de temps i energia, especialment quan s'utilitza el sistema manual. Mitjançant el programari, podeu pagar una factura i reservar la despesa associada al pagament alhora. Podeu pagar els vostres comptes en lots i imprimir-hi tots els vostres xecs a la vegada, un gran estalviador de temps. No hi ha més comprovacions manuscrites ni despeses ingressades manualment. Una vegada que els proveïdors s'inscriguin al sistema, no cal escriure els seus noms i adreces una i altra vegada, el programari estalvia aquesta informació i només introdueix els números i quantitats de la factura amb la resta preescalfada: un avantatge important de la computació sistema.
Informes
L'informe fàcil és un benefici ben conegut d'un programa comptable informatitzat. Els errors es poden identificar, corregir fàcilment i podeu tornar a executar els informes en qüestió de minuts, cosa que no es pot fer amb el sistema manual. Atès que tots els càlculs es realitzen per una computadora, la precisió de l'informe és molt alta, augmentant la fiabilitat de la informació financera. Una vegada que les dades comptables es posen al sistema, es pot compilar i manipular a través d'informes i consultes que solen ser fàcils d'usar i modificar. Els sistemes de comptabilitat ofereixen una varietat d'opcions d'informes, inclosa la possibilitat d'exportar dades a un full de càlcul, on podeu manipular la informació.
Nòmina
La nòmina, una sub-secció de comptabilitat, es processa sovint amb ordinadors i no a mà. Els càlculs complexos, com ara els beneficis i els impostos, són realitzats per una computadora, augmentant la correcció i l'eficiència. Els canvis es poden fer fàcilment i en un moment oportú. Si un empleat vol augmentar la seva retenció d'impostos, aquesta informació s'introdueix en el sistema i la resta es processa mitjançant un sistema de nòmines. Per minimitzar els errors, els fulls de temps es poden carregar directament al sistema sense intervenció humana, un estalvi de temps important per a qualsevol empresa amb molts empleats per hora.
