Segons el Laboratori d'escriptura en línia de la Universitat de Purdue (OWL), s'escriuen memos per ressaltar o resoldre problemes. L'Escola de Negocis de Northern Kentucky University declara que els memos haurien de comunicar molta informació en un espai limitat. La forma en què es forma un memo depèn de l'empresa, del propòsit del memoràndum i dels destinataris de la nota. Les memòries internes del personal poden proporcionar informació, anàlisi i conclusions, informació sobre horari laboral o instruccions per a l'ús adequat dels equips.
Articles que necessiteu
-
Paper
-
Llapis i llapis
Conegueu el propòsit bàsic i el format d'un memoràndum. Els mons solen ser documents interns utilitzats per comunicar-se al personal. Els propòsits poden incloure recordatoris de política, sol·licituds d'acció, informar un canvi o proporcionar una notificació oficial. El format de memòria inclou un encapçalament, introducció, cos, resum i tancament. S'adjunten els fitxers adjunts a la part inferior del document.
Determineu el propòsit del vostre record i, si n'hi ha, els fitxers adjunts s'inclouran. Determineu els destinataris de la nota. Sovint, els supervisors i els administradors reben còpies de memoràndums i pot haver-hi un requisit d'incloure una còpia en un fitxer. Determineu el que dirà la nota i redactar un esborrany. Consulteu la política de l'empresa per utilitzar paper de carta que s'aprovi per als memos.
Completeu l'encapçalament, començant amb la "Data". Inclou noms i títols de destinataris principals a la secció "A". Aquesta pot ser una o més persones, o bé pot especificar un grup de persones, com ara tots els gestors de comptes. Incloeu a la secció "cc" els noms i els títols dels que rebran còpies del memoràndum. Incloeu a la secció "De" el nom i el títol de la persona que envia la nota. Incloeu a la secció "Assumpte" un títol breu que descrigui el propòsit del memoràndum.
Inclogui un paràgraf introductori que expliqui el propòsit del memoràndum, proporcioni antecedents per al propòsit i ofereix una visió general del que seguiran els paràgrafs següents. Incloeu una alerta per als lectors si la nota conté política o altra informació crítica.
Incloeu informació al cos o al text principal de la memòria que s'amplia amb la introducció i la visió general. Per exemple, proporcioneu els antecedents que condueixen a un canvi de política. Separeu i ordeneu els paràgrafs segons el contingut. Utilitzeu paràgrafs breus a tot el record. Aquesta secció pot ser d'un o dos paràgrafs o diverses pàgines, depenent del propòsit del memoràndum.
Insereix el resum i el tancament. És possible que el resum no sigui necessari per als memos d'una pàgina, però pot ser útil amb documents llargs que continguin informació o instruccions complexes. Molt agraint al lector i oferint la vostra ajuda per respondre preguntes o explicar el contingut de la nota. A falta d'un resum, incloeu un breu resum al paràgraf de tancament. Informeu als lectors si els continguts de la nota són confidencials.
Tingueu en compte al final de la memòria una llista dels fitxers adjunts esmentats a la memòria. Utilitzeu les paraules "Adjuntat" o "Tancat" per indicar la llista de fitxers adjunts. No incloeu fitxers adjunts que no estiguin referenciats a la memòria.
Inicieu la nota. Els escriptors de notes solen ser inicials o signar memos a la secció de capítols, al costat de l'entrada "De". Una memòria formal pot requerir una signatura completa i una línia de data al final del document.
Consells
-
Reviseu les còpies dels memos de l'empresa per conèixer l'estil i el format. Pregunta si es requereix aprovació per enviar una nota.Verifiqueu tota la informació de fet abans d'incloure'l a la memòria. Pregunteu a algú que corregiu la nota.
