Proporcionar programes d'entrenament i desenvolupament als empleats és una manera efectiva de millorar el rendiment i la motivació individuals, així com aconseguir l'èxit organitzatiu. La formació dels empleats pot preparar tant als treballadors nous com als experimentats amb les habilitats necessàries per acceptar funcions més complexes o més responsabilitats laborals responsables. Tanmateix, el personal de recursos humans té tasques addicionals a més de proporcionar la formació i el desenvolupament reals de la feina. El seguiment de la formació dels empleats serveix per a molts propòsits, dos dels quals inclouen l'actualització de qualificacions dels empleats i que la formació de la vostra empresa compleix els objectius d'aprenentatge. Els mètodes que es fan servir per fer un seguiment de la participació i la compleció de la formació dels empleats varien segons la mida de l'empresa, les capacitats de TI, els tipus de programes de formació i els coneixements tècnics sobre recursos humans.
Documentar els programes de formació i desenvolupament dels empleats per a petites organitzacions utilitzant els mètodes més senzills, com obtenir signatures d'empleats per reconèixer que l'empleat va assistir i va completar la formació requerida. Afegiu formularis de confirmació signats al fitxer de personal del treballador. Aquest mètode s'utilitza sovint quan un empleat completa una orientació de lloguer nou, una formació obligatòria de seguretat en el lloc de treball o una formació de lideratge. El tipus de documentació pot ser un formulari de reconeixement de rutina o una forma més sofisticada que demostri que l'empleat va ser plenament participatiu durant les sessions de formació. Les còpies d'exàmens, revisions i registres d'assistència serien part d'aquest tipus de mètodes de seguiment.
Desenvolupar la supervisió de la xarxa o l'ordinador per al seguiment de la formació dels empleats. Els empleats poden reconèixer materials de formació i desenvolupament que s'ofereixen a través de la intranet de la vostra empresa o d'Internet mitjançant la signatura electrònica. Si els materials de formació de la vostra empresa es desenvolupen i publiquen els recursos informàtics interns, inclou un sistema de seguiment que documenta les puntuacions dels empleats, el temps i la finalització. Aquest mètode pot ser eficaç, especialment per als empleats que completen una formació personal i per als empresaris que mantenen registres de personal electrònic. L'accés als registres de formació és una tasca molt més senzilla quan els recursos humans i els departaments de TI treballen conjuntament per dissenyar un sistema que sigui capaç de controlar la formació dels empleats.
Utilitzeu l'eina de valoració de rendiment de la vostra empresa per fer un seguiment de la formació dels empleats. Quan els gerents i els empleats es reuneixen per discutir les qualificacions de rendiment anual i establir normes i objectius de rendiment per a l'any que ve, aquest és un moment excel·lent per revisar els registres de formació. Les reunions anuals d'avaluació del rendiment fan que els administradors tinguin l'oportunitat de determinar l'efectivitat de la formació dels empleats, i obtenir informació dels empleats sobre si la formació és útil per dur a terme les seves funcions i responsabilitats laborals. Una conversa bidireccional sobre la formació, usant la documentació com a mètode de seguiment de còpia de seguretat, també és útil per avaluar mètodes d'entrenament amb èxit.
