El reemborsament de quilometratge a Califòrnia es regeix tant pel Codi del Treball, Secció 2802 i el Codi del Reglament de Califòrnia, Títol 8, Secció 13700-13702. Si un empresari de Califòrnia requereix que un empleat condueixi en un negoci oficial de l'empresa, ha de proporcionar a l'empleat un vehicle, per el qual estan cobertes totes les despeses o reemborsar l'empleat pel cost de la conducció. La llei de Califòrnia ofereix flexibilitat als empresaris per determinar exactament com reemborsar els empleats per les despeses relacionades amb el quilometratge i la conducció.
Reembossament de quilometratge bàsic
Segons la llei de Califòrnia, el reemborsament del quilometratge es defineix com l'import pagat als empleats per tots els "costos necessaris que incorren en els vehicles operatius proporcionats per l'empleat per treballar". El reemborsament de quilometratge no es limita als costos del gas, sinó que ha de compensar l'empleat per factors addicionals com ara la depreciació del vehicle, les reparacions i les despeses d'assegurança. La commutació habitual de l'empleat no és compensable, tret que l'empresari posi restriccions a l'empleat durant el viatge, requereix que l'empleat estigui disponible per treballar o el dirigeixi a realitzar treballs en el viatge. La legislació de Califòrnia requereix que un empresari mantingui els registres diaris de quilometratge reemborsable, i també exigeix que els pagaments de reemborsament s'hagin de fer abans de finalitzar el mes següent al mes en què es va produir la conducció o quan l'empleat va presentar la reclamació. En Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc (2007), el tribunal va considerar que hi ha tres maneres acceptables que un empresari de Califòrnia pot reemborsar les despeses de quilometratge: el mètode de "despeses reals", el mètode de "reemborsament de milles" i la "suma global" "mètode.
"Mètode de despeses reals"
En el mètode de despeses real, els empleats han de presentar registres detallats de despeses a l'empresari. Aquests registres inclourien les despeses reals de cadascun dels components reemborsables de l'explotació d'un vehicle i haurien d'incloure despeses prorratejades, com pneumàtics, petroli, assegurances i depreciacions. L'empleat necessitaria calcular la part del temps total de conducció que estava relacionada amb el treball i utilitzar aquest percentatge per calcular les quantitats prorratejades. L'empleat també proporcionaria costos de gas. Encara que aquest mètode és probablement el més precís, requereix informes detallats per part de l'empleat, i el comportament de factures que fa temps.
Mètode de "reemborsament de milers de quilòmetres"
Per disminuir una mica la càrrega d'informes, però encara proporciona un reemborsament equitatiu als empleats, els empleadors poden utilitzar el mètode de reemborsament del quilometratge. Aquest mètode preveu un reemborsament mensual de les despeses basat en la taxa de reemborsament del quilometratge del recàrrec de la rendibilitat interna, que el departament de treball de l'Estat de Califòrnia ha considerat que és una taxa de reemborsament raonable de totes les despeses ocasionades per la conducció. Si els empleats o l'empresari no estan d'acord amb que la taxa sigui acceptable, el pagament pot diferir del percentatge de l'IRS, però la càrrega correspon a la part reclamant per demostrar per què ha de ser el cas. Sota el mètode de reemborsament del quilometratge, s'han de mantenir registres de cada milla impulsada, i la data de la conducció.
Mètode de "suma total"
El mètode de reemborsament de "suma global" permet a l'empresari compensar als empleats les despeses de maneig augmentant la seva compensació global. Aquest podria ser un pagament específic, sovint anomenat "assignació automàtica", o un augment de la compensació base. Si l'empresari augmenta la base o la comissió, és responsabilitat de l'empresari identificar la quantitat de compensació que es pretén reemborsar a l'empleat per les despeses del vehicle. L'opció de suma global pot ser adequada quan els empleats solen fer els mateixos desplaçaments per motius laborals.
