Hi ha diverses característiques per a l'elaboració d'informes empresarials efectius. Per exemple, els administradors han de detallar els seus informes amb antelació perquè incloguin tota la informació necessària. A més, els administradors haurien d'explicar termes o paraules especials que estan fora de la base de coneixement del lector habitual. Tanmateix, cinc característiques clau tendeixen a subratllar els informes empresarials més efectius.
Compleció
Els informes han d'estar complets en el que estan intentant transmetre. La millor manera d'assegurar l'elaboració completa d'informes és assegurar-se que cobreixi tots els vostres objectius. Per exemple, els objectius d'un informe de recerca de màrqueting poden ser determinar els nivells de satisfacció dels clients amb productes, preus i servei al client. A més, el vostre objectiu pot incloure esbrinar per què alguns clients han deixat de comprar els vostres productes o serveis. L'estructura d'un informe empresarial típic inclou una introducció, un cos i una conclusió. També hauria d'incloure un resum executiu per a directius o col·legues que només tinguin temps d'escanejar els resultats del vostre informe. Utilitzeu punts de bala en el resum executiu i ressalti només els punts o troballes més significatius.
Precisió
Els vostres informes sempre han de ser precisos en indicar fets o xifres. Per exemple, els directors de màrqueting poden voler intercalar informació financera en els seus informes. El gerent de finances pot proporcionar al gerent de màrqueting de màrqueting amb vendes trimestrals i xifres de beneficis durant dos anys diferents. Correspon al gestor de recerca de màrqueting que informi aquestes vendes i beneficis amb precisió en incloure'ls en un informe. De la mateixa manera, haureu de fer una còpia de seguretat d'algunes de les vostres declaracions amb referències. Per tant, heu d'assegurar-vos que enteneu bé les declaracions d'un altre autor abans de fer-ne cap referència.
Ús del llenguatge senzill
El missatge de l'informe ha de ser senzill, d'acord amb el lloc web Entrepreneur. Heu d'escriure els vostres informes com si estigués dirigint-se a algú amb una educació secundària. Utilitza paraules senzilles i explicacions per a idees o temes abstractes. Un administrador també ha d'evitar l'ús de termes tècnics quan s'adreça a membres de l'audiència des de fora del seu camp. Per exemple, les professions de màrqueting de màrqueting han d'utilitzar paraules com "opció múltiple" i "omplir-se-el-blanc" en lloc dels termes de recerca de màrqueting "open-ended" i "closed-ended", respectivament. A més, manteniu les frases curtes i puntuals.
Correcció d'ortografia, puntuació i verbal
Simplement no hi ha cap excusa per repartir informes amb errors ortogràfics o gramaticals. Executeu sempre els vostres informes mitjançant el corrector ortogràfic de l'ordinador. Feu que algú més corregiu el vostre informe per possibles errors gramaticals o l'ús dels temps verbals incorrectes. Assegureu-vos d'incloure comes, períodes, signes d'interrogació i exclamació als llocs adequats de tots els informes.
Utilitzeu una veu activa
La veu activa us permet escriure amb autoritat als informes, a diferència de la veu passiva. Utilitzeu paraules o frases com executar, gestionar i enquestar en comptes de les seves contraparts passives: executar, gestionar i examinar. Utilitzeu paraules que acabin a "ed", ja que representen una veu més activa.
