Els informes de gestió de projectes proporcionen una actualització de progrés en un projecte específic. Generalment s'escriveixen en fites del projecte, però el client o el supervisor poden sol·licitar-ho en qualsevol moment. Els informes de gestió de projectes són importants perquè permeten al gestor de projectes avaluar el progrés comparant-lo amb el pla original. Això permet al gestor comunicar-se i explicar-ne canvis, retards, problemes i positius per a totes les parts interessades. Els informes de gestió de projectes no han de ser llargs, però haurien d'abordar tots els aspectes del projecte.
Proporcioneu la informació d'identificació dels projectes: el nom del projecte, el número del projecte (si n'hi ha), el nom del client, les persones de contacte si el client és una empresa o organització, la data d'inici del projecte i l'adreça a la qual el projecte s'està executant, si escau. Indiqueu també el nom del gestor de projectes (PM), el nom de la persona que escriu l'informe si l'autor és un altre que no és el PM i la data en què s'està escrivint l'informe.
Llista els noms de totes les parts a les quals es distribuirà l'informe de gestió del projecte. Inclogui tots els contractistes, empleats, supervisors o contactes del client que rebran una còpia de l'informe. Incloeu "Fitxer" al final de la llista per indicar que s'ha col·locat una còpia de l'informe al fitxer del projecte.
Avalueu l'abast del projecte actual en comparació amb l'abast del projecte original. Tingueu en compte els canvis realitzats i inclou tant el nom de la part que va sol·licitar el canvi com el nom de la part que va aprovar el canvi.
Avalueu la línia de temps actual del projecte amb la línia de temps planificada. Expliqueu els retards o guanys i indiqueu com afectaran el calendari general. Indiqueu si els retards estan resolts o no resolts. Per a retards sense resoldre, expliqueu el pla per superar el problema i indicar-ho quan anticipeu que es resolgui el problema. Si la data de finalització ha canviat, proporcioneu una nova data de finalització.
Compara el pressupost actual amb el pressupost original. Tingueu en compte tant el cost (la quantitat que el venedor paga en el treball i materials per completar el projecte) i el preu (el que el client pagarà després de finalitzar el projecte). Recordeu incloure canvis en el cost o el preu causats pels canvis d'àmbit. Adjunta un pressupost de projecte actualitzat si correspon.
Compareu l'entorn de risc actual amb el formulari d'avaluació del risc original. Estat dels riscos que s'han eliminat i que encara estan presents. Indiqui els riscos nous que han sorgit juntament amb el seu pressupost potencial i les seves conseqüències. Oferiu un pla per evitar o respondre a nous riscos.
Firma el document. Si el document és més d'una pàgina, inicial de cada pàgina. Alguns procediments de la companyia també requereixen que el supervisor i / o el client firmin en tots els informes de gestió de projectes.
Consells
-
No us oblideu d'incloure les bones notícies. Inclou tots els estalvis de costos i temps a l'informe.
Documentar qualsevol error del proveïdor que afecti la línia de temps o el pressupost. Podeu tornar a cobrar els proveïdors per perdre temps o diners.
