Els KPIs són "indicadors de rendiment clau". Aquests indicadors són indicadors que ajuden a aquells que treballen a l'empresa a determinar quina és la propera (o llunyana) empresa o departament que aconsegueix assolir un objectiu predeterminat o un conjunt d'objectius. Escriure els KPIs pot ajudar un gerent i els empleats a veure el que encara cal fer i motivar-los per aconseguir aquests objectius. El procés d'escriure KPIs en si mateix no és difícil. Tanmateix, crear KPIs que siguin efectives requereixen una consideració.
Escriviu KPIs tan concisos, documents individuals. Cada KPI ha de correspondre amb una determinada categoria, departament o projecte. Per exemple, un KPI es pot escriure orientat a la satisfacció del client, mentre que un altre podria estar orientat a costos generals.
Comença el document KPI amb un encapçalament que defineix el propòsit del KPI. Manténgalo tan breu però específic com sigui possible. Una o dues frases són suficients. Per exemple, un KPI per a la satisfacció del client podria tenir l'encapçalament "Augmentar la satisfacció dels clients".
Indiqueu el propòsit del KPI. És important que tant la direcció com el personal coneguin per què haurien d'esforçar-se per assolir un objectiu específic o per què cal mesurar aquest rendiment. Expliqueu breument com l'assoliment de l'objectiu fixat o el temps de registre en una acció serà beneficiós.
Especifiqueu com es mesurarà el KPI. Incloeu la freqüència de les mesures i la durada del temps. Per exemple, si esteu escrivint un KPI quant a la satisfacció del client, podeu implementar una enquesta telefònica que es produeix després de cada trucada i tindrà lloc durant un període de tres mesos.
Definiu un objectiu objectiu. Determineu un objectiu que és quantificable i mesurable. Hauria de proporcionar el resultat desitjat, com un determinat percentatge en un període de temps específic.
