Una organització empresarial típica realitza la seva càrrega de treball creant una sèrie de tasques que es realitzen i es duen a terme segons sigui necessari. Aquestes tasques poden incloure materials de compra, venda de serveis, contractar empleats o respondre als clients. Posar aquestes tasques en una sèrie de sistemes organitzats i interconnectats pot beneficiar a l'empresa introduint l'eficiència i l'ordre a la jornada laboral i, en última instància, augmentant el resultat final. Els sistemes de treball permeten que les tasques quotidianes funcionin de forma coordinada i proporcionin un marc bàsic per a la producció de serveis i productes.
Definir el sistema
Un sistema de treball és un esforç col·lectiu i es dissenya quan s'identifica una determinada tasca o objectiu que obliga a més d'una persona a assolir. Els sistemes de treball incorporen tecnologia, informació i recursos empresarials per crear serveis o productes per a clients tant externs com interns. La persona o persones que recluten altres persones per operar dins del sistema de treball, primer han de definir i organitzar el sistema que permeti assolir l'objectiu. El sistema s'ha de definir per saber quins treballadors i màquines necessiten, el que farà cada un i com el sistema fluirà d'una tasca a la següent per obtenir la màxima eficiència.
Tipus de sistemes de treball
No existeix cap tipus de sistema de treball únic perquè el concepte del sistema de treball és un intèrpret d'ordres que es pot omplir amb els objectius i necessitats d'una organització. Exemples de sistemes de treball inclouen un sistema d'informació, una cadena de subministrament, un servei per a empleats o clients i el sistema que un comprador entra quan ordena un producte de l'organització. Els llocs web de comerç electrònic també es poden considerar sistemes de treball que realitzen tasques com ara màrqueting, servei al client o gestió de transaccions.
Alguns sistemes de treball estan dissenyats per dur a terme una tasca i, a continuació, finalitzar, com ara un projecte especial (conferència, recopilació de dades) o un producte que es fabrica per a un temps determinat i que després es va suspendre. Altres sistemes de treball poden unir-se per formar un sistema de treball més gran, com ara el sistema de treball que produeix un producte. Per exemple, els sistemes de treball de producció de productes (línies de producció) enllacen el sistema de treball de la cadena de subministrament (compres de material), el sistema de treball de disseny (enginyeria) i el sistema de treball d'embalatge (produeix un producte preparat per a la compra).
Elements del sistema
Tots els sistemes de treball contenen una sèrie d'elements que influeixen en el sistema de treball. Els elements són interdependents i funcionen junts per crear un sistema sencer. Aquests elements inclouen el treballador, la tasca, l'estructura de l'organització, les polítiques i directrius de l'organització i les pràctiques de lideratge de l'organització.
El treballador pot ser un empleat o un treballador contractat. La tasca a la mà inclou què cal fer i com s'ha de dur a terme la tasca. L'estructura de l'organització inclou els individus, els rols de l'empresa i la manera com es relacionen els rols pel que fa al treball a realitzar. Les polítiques de l'organització inclouen acords, normes i declaracions que dicten la manera de completar el treball.Les pràctiques de lideratge dins de l'organització controlen i dirigeixen la realització del sistema de treball i ajuden a mantenir el focus i la motivació.
Marc bàsic
Encara que els sistemes de treball varien molt entre organitzacions, existeix un marc bàsic de components que es pot utilitzar per omplir el sistema de treball. Aquests components inclouen els participants, les activitats i processos, les tecnologies, la informació o les dades, l'entorn físic, les estratègies de procés i el producte final. Els components del marc es relacionen amb els elements per produir el sistema de treball.
Revisió dels sistemes de treball
La dinàmica de revisar un sistema de treball existent es pot aconseguir imposant un conjunt de fases en el sistema de treball. Conegut com a cicle de vida del sistema de treball, aquestes fases es descriuen com operació i manteniment (millores contínues), inici (nou sistema de treball), desenvolupament (nous requeriments) i implementació (instal·lació, entrenament, proves). Les dues revisions i canvis planificats i no planificats poden tenir lloc quan s'utilitzen aquestes quatre fases. Els canvis planificats utilitzen les quatre fases, i els canvis no previstos o no previstos es produeixen a través de cada fase en forma d'adaptacions, experimentació i correccions.
