Quan els propietaris canvien de personal d'oficina, és útil avisar als inquilins d'aquests canvis, especialment del personal que freqüentment interactua amb els inquilins. És fàcil aconsellar als inquilins de personal i altres canvis significatius per carta.
Reuneixi una llista dels noms i adreces de tots els inquilins que es veuran afectats pel canvi. Per exemple, si vostè lloga espais en múltiples ubicacions i, per tant, opera més d'una oficina de lloguer, només ha de comunicar el canvi amb els inquilins que s'ocupen de l'oficina de lloguer on es produeix el canvi. Si teniu només una oficina, per descomptat, alerteu els inquilins.
Prepareu la lletra a la part superior de la capçalera de la companyia que sigui "oficial" i citeu-lo per la data en què anticipeu que es distribueixen més lletres. Utilitzeu la tecnologia de mailmerge per personalitzar cada lletra o podeu utilitzar un format més general al dirigir cada lletra "Estimat arrendatari".
El contingut de la lletra hauria de ser curt i comercial, i en general ha de prendre dos paràgrafs de contingut, més un paràgraf de tancament. Informeu el canvi de personal al primer paràgraf. Si el nou empleat assumeix totes les funcions de l'empleat que surt, digui-ho, enumerant els deures: "Jennie Smith sortirà de la signatura el 12 de març i serà reemplaçada per Mary Jones, que serà responsable de les queixes del llogater, el manteniment sol·licituds, recollida de lloguers i resposta a totes les preguntes relacionades ".
D'altra banda, si les funcions que anteriorment realitzava l'empleat que se'n va anar es distribuirà entre el personal existent i / o el nou, feu això en el primer paràgraf; per exemple: "Jennie Smith sortirà de la signatura el 12 de març i serà reemplaçada per Mary Jones, que serà responsable de reclamacions i peticions de manteniment." Joe White es farà càrrec de la responsabilitat de cobrar rendes i contestar totes les preguntes relacionades ".
En el segon paràgraf, inclou totes les dates pertinents; en molts casos, per exemple, un empleat deixa el divendres i els informes de reemplaçament el dilluns següent. En altres casos, hi ha un curt període de superposició mentre l'empleat que surt és nou. Tanqueu el segon paràgraf indicant que a partir de la data del canvi en endavant, totes les preguntes, comentaris i problemes pertinents haurien de dirigir-se a les persones recentment responsables d'ells i tornar-los a nomenar. Per exemple, "A partir del 15 de març, si us plau, poseu-vos en contacte amb les demandes de reclamacions i manteniment a Mary Jones, i poseu-vos en contacte amb Joe White per res a veure amb el lloguer".
En el paràgraf final, informeu als inquilins que no poden contactar-vos amb qualsevol dubte, comentari o pregunta. Firmeu la carta "Atentament", seguit del vostre nom.
Consells
-
Els propietaris o el seu personal poden lliurar o enviar per correu aquests tipus de lletres; Alternativament, es poden distribuir amb els ingressos de lloguer.
Resisteix la necessitat de ser chummy i donar massa informació, fins i tot quan les coses són obvi. "Jennie Smith està deixant de tenir un nadó", o "Jennie Smith es casa i va a la seva lluna de mel, i després sortirà de l'estat", tots dos són exemples de donar massa informació. Permeteu que Jennie comparteixi la informació amb la que escull, i restringiu la vostra carta al que necessiteu per als negocis.
