Quan executeu una empresa, hi ha moments en què heu de dir no a un client, proveïdor o associat. Fer-ho de forma professional pot ajudar a mantenir una bona relació.
Presentació de carta professional
Redacta la teva carta al paper de la companyia o estacionari i envia la carta de la persona més adequada de la teva organització. Si hi ha un número de reclamació del client, un número de comanda o un compte per fer referència, incloeu-lo a la vostra correspondència.
Indiqueu el vostre cas
Dirigeixi amb una nota positiva, com donar les gràcies al client per la seva sol · licitud, i després arribar al punt. Per exemple, "Gràcies pel vostre patrocini i la seva carta recent sobre l'estat de la garantia a la vostra càmera de vídeo XYZ model. Després d'una àmplia investigació, ens trobem que no podem respectar la garantia a la vostra càmera de vídeo quan se sol·liciti ".
Feu una còpia de seguretat de les seves raons
Proporcioneu una raó específica per la raó per la qual rebutja la sol·licitud d'un client. Per exemple, citeu la política de l'empresa, reviseu els aspectes destacats del cas o resumiu el que està darrere de la vostra decisió. Incloeu adjunts si és necessari, com ara còpies de contractes, garanties o altres documents que admetin la vostra posició. Per exemple, "Com veuràs en l'acord de garantia adjunt, aquesta política de servei complet estava vigent durant els primers 12 mesos de propietat. Segons els nostres registres, vostè va comprar la seva càmera fa tres anys, fent que la reclamació d'avui no es justifiqui ".
Oferir un compromís
En alguns casos, no hi ha lloc per al compromís o per ampliar una branca d'olivera, però si voleu mantenir el negoci del client per la carretera, oferiu algun tipus de concessió per ajudar a suavitzar el cop. Per exemple, "ens agradaria oferir un descompte del 25% a la compra d'una càmera de vídeo nova", o "Tancat, si us plau, trobeu una targeta de regal de $ 50 que es pot bescanviar per qualsevol compra d'electrònica a la nostra botiga".
Altres tipus de denúncies
En el transcurs d'executar el vostre negoci, és possible que hagueu de baixar els termes dels contractes amb els venedors, negar les sol·licituds d'empleats per passar el temps de vacances o escriure correspondència professional a altres associats comercials. Seguiu les mateixes pautes generals descrites anteriorment, ajustant la lletra a la situació específica.
Consells
-
Negació del contracte: "Gràcies per l'oportunitat de renovar el nostre contracte amb ABC Refuse Removal. A causa del recent augment de les tarifes, hem optat per utilitzar els serveis d'un altre proveïdor ".
Sol·licituds d'empleats: "Se li denega la vostra sol·licitud de pagament durant la darrera setmana de desembre, ja que aquesta setmana queda rebutjada per a tots els empleats a causa de l'inventari de final d'any.
Invitacions de col·lega: "Gràcies per la invitació a servir al vostre consell d'administració. Malauradament, tinc diversos compromisos professionals anteriors que em impedeixen assumir nous rols en aquest moment ".
Embolicar
Conclueu la vostra carta amb una expressió de gratitud per la relació existent seguida d'una invitació per discutir encara més el tema si és necessari. Per exemple, "Gràcies per la vostra empresa.Si teniu preguntes o voleu discutir més sobre aquest assumpte, no dubti en contactar-me directament."
