Una auditoria és una anàlisi i un examen objectius d'algun aspecte de les operacions d'una empresa per confirmar fins a quin punt l'organització compleix les normes esperades. Les auditories poden tenir fins diferents. Una auditoria financera analitza els registres financers d'una empresa per assegurar-se que són correctes. Una auditoria de compliment està dissenyada per garantir que l'empresa compleixi les normes o lleis aplicables. En la majoria dels casos, una auditoria consisteix en diversos passos o fases dissenyats per garantir els resultats més precisos, objectius i fiables. El procés d'una auditoria específica dependrà del tipus d'auditoria que s'estigui realitzant, així com del conjunt de normes que regulen el treball de l'auditor.
Notificació
Les auditories comencen amb l'emissió d'algun tipus de notificació a l'empresa o organització que s'està verificant. La carta de notificació generalment especificarà el propòsit de l'auditoria, quan es durà a terme i la data i hora d'una reunió inicial que els auditors desitgen programar amb els líders de la companyia.
La notificació també mostrarà els documents que l'auditor vol examinar. Per a una corporació, això pot incloure articles d'incorporació, els minuts enregistrats de qualsevol reunió del consell, un organigrama, correspondència, registres de vendes i més.
Procés de planificació
Un cop enviada la notificació, l'auditor trigarà un temps a planificar l'auditoria. Això es fa abans de reunir-se amb el lideratge organitzatiu per elaborar l'estratègia adequada per a aquesta reunió i el treball de camp que segueix. Els auditors també han d'identificar les àrees clau d'investigació i preocupació i la informació específica que volen examinar per analitzar aquestes àrees. Això també proporciona temps a la companyia per reunir els documents sol · licitats.
Reunió inicial
L'etapa de planificació generalment condueix a una reunió inicial entre l'alta direcció de l'empresa i els auditors. El personal administratiu també pot estar present. El propòsit de la reunió és proporcionar als auditors l'oportunitat d'explicar el procés, així com donar a l'organització la possibilitat d'expressar qualsevol preocupació pràctica, estratègica o de programació que puguin tenir.
Treball de camp
Fieldwork és la primera etapa d'auditoria activa. Es fa un calendari més detallat per tal que la presència de l'auditor no sigui massa perjudicial per als negocis. Es poden realitzar entrevistes amb empleats clau per investigar els procediments i pràctiques empresarials. Els auditors també poden realitzar comprovacions de documents de mostra, per assegurar-vos que les pràctiques de creació i retenció de documents de l'empresa siguin correctes.
El treball de camp pot ser realitzat per alguns auditors o un equip més gran, depenent de la mida i l'abast de l'auditoria.
Comunicació
Tot i que el treball de camp ho duu a terme l'equip d'auditoria a les instal·lacions de l'empresa, l'equip ha d'estar en contacte regular amb l'auditor corporatiu per aclarir els procediments i garantir l'accés adequat als documents necessaris.
Projecte d'auditoria
Quan l'equip d'auditoria completa el treball de camp i la revisió del document, els auditors elaboren un projecte d'informe d'auditoria. En aquest document es detalla el propòsit de l'auditoria, els procediments que utilitzen els auditors, els documents revisats i els resultats de l'auditoria. També és probable que inclogui una llista preliminar de problemes no resolts. El projecte d'informe es distribueix entre l'equip per a la seva revisió i revisions suggerides.
Resposta de gestió
Després que l'equip d'auditoria fa les últimes revisions a l'informe d'auditoria, el document final es dóna a la direcció per a la seva revisió i resposta. El document d'auditoria generalment demana a la direcció que respongui a cadascuna de les conclusions i conclusions de l'auditoria, indicant si coincideix o no està d'acord amb els problemes esmentats, el pla per corregir els problemes o deficiències observats i la data prevista per la qual s'han abordat tots els problemes.
Sortida de la reunió
Després de la resposta de la direcció, que es pot adjuntar formalment a l'informe d'auditoria final, es pot programar una reunió de sortida formal amb la companyia que s'està verificant per tancar qualsevol fi solt existent o respondre preguntes, discutir la resposta de la direcció i abordar l'abast de l'auditoria.
Distribució de l'informe d'auditoria
L'informe d'auditoria finalitzat es distribueix a tots els grups d'interès necessaris, inclosos dins i fora de l'àrea auditada, si escau.
Comentaris
Finalment, l'empresa auditada implementa els canvis recomanats en l'informe d'auditoria, els auditors revisen i comproven quina eficàcia aquests canvis resolen els problemes o problemes identificats. Els comentaris entre l'empresa i els auditors continuen fins que es resolen tots els problemes i s'inicia el proper cicle d'auditoria.
