El sistema de facturació és el cor dels comptes a cobrar de l'empresa. Les factures es preparen a partir dels productes o serveis venuts. Les dades de la factura corresponen a revistes de vendes, registres de comptes de clients, saldos de comptes a cobrar i revistes de comptes en efectiu, entre d'altres registres comercials.
Electrònica i manual
Els sistemes de programari utilitzats per a la facturació requereixen que la petita empresa introdueixi les dades inicials abans d'imprimir factures. Cada sistema requereix diferents variables i li demanarà a l'usuari el que es necessita. El sistema integrarà electrònicament les dades en comptes a cobrar. Per contra, en configurar un sistema manual, el propietari o el comptable de la petita empresa decideix el que es necessita i ho formula com a part del sistema de comptabilitat en conseqüència. Independentment de si la petita empresa ofereix serveis o ven productes, un dels passos preliminars en la configuració d'un sistema de facturació és determinar què incloure a la factura a més d'elements bàsics com la informació de contacte.
Sistema de numeració
Cada factura ha de contenir un número d'identificació únic basat en l'ordre cronològic de vendes o en el número de client. De qualsevol manera el propietari de l'empresa petita tria, aquests números únics es poden utilitzar per fer referència a una factura en particular en el futur.
Cos de factures
A la secció de descripció de la factura, el comptable vol afegir informació detallada per tal que el client sàpiga exactament el que documenta la factura. Per exemple, una factura per al servei que simplement declara "trucada de servei" és massa vaga perquè el client o la petita empresa usi per a una referència posterior. Tanmateix, si la descripció diu alguna cosa més específic, com ara "Els filtres modificats, els ventiladors nets, l'encesa provada", tant el client com el proveïdor de serveis saben exactament el treball realitzat. Si la tarifa és per servei o per hora, aquest detall s'ha d'incloure a la descripció. Quan la factura és per als productes, inclou quantitats i preu per unitats. Aquesta informació correspon a les entrades del diari de vendes.
Termes de crèdit
Determineu els termes de crèdit que s'ofereixen als clients i s'inclouran a la factura. Per exemple, si el pagament s'espera amb prontitud, la factura hauria de portar la notació "Net vençuda a la recepció". Durant el procés de vendes, si se li va dir al client que tindria 30 dies per pagar, incloure això com a data de venciment a la factura.
Portar-ho tot junts
El sistema de facturació es completa quan s'adapta al lloc adequat en el procés comptable. Un cop preparades les factures, és el moment de cobrar els comptes a cobrar. Una còpia de cada factura s'envia al client i el negoci conserva una còpia. La quantitat facturada es publica al compte del client al diari de vendes. Quan es rep el pagament, l'import es descomptarà del compte del client al diari de vendes i s'afegirà al compte de caixa de l'empresa. A finals de mes, el propietari de la petita empresa pot revisar els comptes per tenir en compte les factures pendents i la necessitat de realitzar un seguiment en la sol·licitud de pagament, com ara enviar una segona còpia de la factura marcada "vençudes".
