Els informes de lliurament són una eina bàsica utilitzada per un empleat sortint per informar un nou lloguer del treball anterior i el que ha de passar per garantir una transició sense problemes als empleats. Aquest tipus d'informe es pot utilitzar de diverses maneres diferents. Podria incloure informació per a un canvi de canvi senzill o per a un empleat de reemplaçament permanent. L'informe ha d'incloure tota la informació essencial que haurà de tenir en compte la persona que es fa càrrec de vostè per assegurar-se que no es produeixen problemes innecessaris i imprevistos després de deixar la vostra posició.
Preparació d'un informe de lliurament d'empleats
Abans de començar a construir la vostra nota de lliurament, feu una llista de tota la informació que el treballador entrant haurà de conèixer. Tingueu en compte el que feu cada dia, així com les coses que feu setmanalment, mensual o anual. Incloeu informació diferent de les vostres responsabilitats i deures bàsics, com ara contactes importants, protocol, cadena de comandament, contrasenyes, claus, dates importants, programes de formació i qualsevol altra informació específica de la feina.
Penseu en els terminis i les prioritats
Quan us sentiu que la vostra llista està completa, comença a trencar la llista per prioritats, freqüència, tipus d'informació i seqüència. Llista els projectes actuals, les dates o els temps en què van començar, com haurien de progressar i la seva data o hora de finalització anticipada. L'empleat entrant necessita saber quines tasques necessitaran prioritzar després del lliurament.
Comenceu amb els objectius clau
Comenceu per escriure un resum dels objectius de la posició: el vostre i l'empresa, perquè el vostre reemplaçament sap on hauria de començar. El que segueix depèn del propòsit de l'informe. Per obtenir un informe de transferència de canvis de torns, per exemple, començareu pel que s'ha iniciat al vostre torn i s'haurà de completar per a la següent. A més, tingueu en compte les tasques realitzades, de manera que el canvi entrant no duplica el que feu. Per a un empleat nou i permanent, escriviu una llista dels projectes a curt i llarg termini que estigueu treballant actualment, així com dels projectes destacats que heu realitzat en el passat. Inclou totes les dates i terminis que la nova persona necessita saber.
Afegiu consells i recursos
També és útil incloure consells per completar amb èxit les tasques a les mans. Per exemple, podeu fer un directori detallat de la ubicació dels documents i elements específics de la feina per a la vostra substitució, a més de definir la informació de contacte de les persones que corresponen al treball a la mà. Si és possible, incloeu maneres de millorar la productivitat i el rendiment laboral. Això us proporcionarà les eines de reemplaçament per continuar el que heu iniciat sense interrompre el flux del procés i augmenta la probabilitat d'un resultat exitós.
Utilitzeu una plantilla
Per simplificar el procés d'elaboració de l'informe d'emissió d'un empleat, creeu el vostre informe mitjançant un programa informàtic d'oficina. Utilitzeu una plantilla d'informe de lliurament existent o creeu el vostre propi basat en elements específics del treball; escriure "plantilla d'informe de lliurament" en un motor de cerca hauria de tornar molts exemples. I no oblideu revisar l'informe de lliurament abans de sortir de la vostra posició per garantir que tota la informació pertinent estigui disponible per al nou empleat.
