Tant si ets una nova organització sense ànim de lucre que busca canviar el món o un petit grup que tracta de recaptar fons per a uniformes de banda escolars, acceptar i processar donacions en efectiu pot ser complicat. Els raisadors de fons ben intencionats no necessiten molt per aconseguir aigua calenta greus amb l'IRS, així que utilitzeu consells en aquesta guia per estalviar temps i esforç establint pràctiques financeres estrictes. Esbrineu com processar les donacions en efectiu, obrir un compte de xecs i utilitzar Internet per gestionar regals d'efectiu perquè el vostre grup pugui fer un esforç per ajudar els altres, en comptes d'explicar repetidament com s'esgoten els esforços del grup.
Obriu un compte bancari en nom de la vostra organització o causa. Normalment, això requereix documentació, així que aporteu la vostra carta, estatuts socials, articles d'incorporació i altres tipus de paperassa que es puguin utilitzar com a prova de la missió i els principis de la vostra organització.
Mandateu dos signants per a totes les transaccions en efectiu amb el vostre compte bancari. Aquesta "doble signatura necessària" no és més que implementar, però recorre un llarg camí per tranquil·litzar els donants i els membres per igual que la vostra organització està en fase de pujada.
Esborreu un "formulari de donació en efectiu" estàndard i requereixi que cada donant de regals emplene una cada vegada que es faci una contribució. Aquest formulari ha d'incloure el nom del donant, adreça i altra informació de contacte, un lloc per l'import en efectiu, la data i també ha de detallar els termes sota els quals la donació --- total o parcialment --- és admissible com a cancel·lació d'impostos. Afegiu una línia per a la signatura de la persona que accepta la donació.
Qualifiqueu cada regal d'efectiu per assegurar-vos que s'adapti a la missió de la vostra organització. Assegureu-vos que no hi ha cap "cadena" associada i que no hi ha cap conflicte d'interessos o quid pro quo implicat dins de la contribució abans que el vostre grup accepti.
Accepteu un mètode estàndard per a processar donacions de caixes d'aportació. Utilitzeu el que s'anomena sistema de recompte de doble cara que requereix almenys dos membres del grup per veure totes les transaccions de la caixa de donacions. El control físic d'aquestes caixes s'ha de controlar amb rigor. Manteniu un registre detallat de les hores, dates i persones que compten, transferint, dipositant o movent els fons de donació.
Establir límits d'informes per a donacions d'efectiu per crear comprovacions i equilibris legals. Alguns grups requereixen consens abans que es pugui acceptar una quantitat determinada (p. Ex., $ 1,000) per fer que determinats interessos especials siguin supervisats en nom del grup.
Penseu en la possibilitat d'utilitzar un servei de tercers com Pay Pal per processar regals en efectiu. No es requereix cap lloc web (encara que molts clubs troben que és fàcil connectar-se a Pay Pal a través d'un enllaç de pàgina d'inici) i els seguidors poden fer donacions segures dels seus bancs o targetes de crèdit. El rastreig de paper és complet i fàcil d'utilitzar. Pay Pal també pot configurar subscripcions mensuals automàtiques per a donants freqüents.
Configureu els fulls de càlcul d'Excel (o un altre programa de programari de base de dades) per fer un seguiment de tots els rebuts d'efectiu. Trenqueu donacions de caixa, xecs, transaccions de targetes de crèdit, guanys de Pay Pal i ingressos d'ingressos addicionals per mantenir les pestanyes d'on provenen els efectius del grup per a futurs esforços de màrqueting.
Treballa amb un banquer o comptable si la vostra pertinença no inclou un membre de l'equip amb unes finances. Envieu sempre una carta d'agraïment als donants de regals immediatament després de rebre la vostra donació d'efectiu. Aquest toc extra, quan s'envia de manera oportuna, recorda al donant de la seva contribució, parla volums sobre la gratitud del grup i estableix l'escenari per a les futures crides de campanya.
