El programari de comptabilitat de les barres treballa conjuntament amb maquinari i components puntuals de venda, com ara terminals de targetes de crèdit, caixers en efectiu, monitors de comandes amb pantalla tàctil i tots els altres equips utilitzats per operar la barra. El programari fa un seguiment de tots els articles, preus, productes, inventaris i vendes introduïdes per servidors, cambrers i administradors. Molts establiments de begudes amb èxit es basen en sistemes de TPV i programari de comptabilitat per diversos motius.
Seguiment de productes
Una de les principals característiques del programari de comptabilitat que s'utilitza amb els sistemes POS de barra és la possibilitat de fer un seguiment de les vendes i la popularitat -o la seva manca- d'elements específics. Cada vegada que un servidor de còctels o barman en qualsevol tipus de beguda mixta, beguda embotellada, actualització d'alcohol, licor de licors o prestatgeria superior, o qualsevol altra cosa que es ven i serveixi a la barra, el programari manté un registre detallat de la mateixa.Al executar informes d'articles específics, els propietaris de barres i els administradors poden determinar exactament quins són els seus millors i els pitjors venedors, així com les vegades que poden ser els períodes màxims de les vendes d'alguns articles.
Control d'inventari
Els programes de programari per a la comptabilitat de bares i restaurants també s'utilitzen per fer un seguiment de l'inventari i l'inventari de "fons de la casa". Els administradors de bares solen tenir un sistema que enumera les quantitats de valors necessaris per a cada tipus de licor o beguda. El nombre de porcions per ampolla de licor, caixa d'ampolles de cervesa o barril de cervesa determina el marge de benefici de les vendes de licors. La majoria dels establiments introdueixen aquestes xifres en els seus sistemes de POS i, a mesura que avança la venda, el programari calcula la quantitat de producte utilitzat, venut, restant i necessari per complir amb els paràmetres preestablerts.
Control de robatori
L'ús del programari de comptabilitat de la barra de POS com a mètode de control d'inventari és també una de les maneres més efectives d'evitar el robatori dels empleats o, com a mínim, localitzar la font d'aquest. Menys que honesta cambrers poden escapar amb una quantitat considerable de robatori quan se'ls permet accedir als dos recursos més valuosos de l'establiment: l'alcohol i el calaix d'efectiu. El programari de comptabilitat POS pot ser una bandera vermella per als propietaris de barres per investigar el possible robatori darrere de la barra, com ara no cridar les begudes i els pagaments amb pestanyes de butxaca. Quan l'inventari no coincideix amb els informes POS, els propietaris de les barres poden estar alertes per robar-los els cambrers. I com que tots els empleats han d'iniciar sessió al sistema de POS per dur a terme les seves funcions, podeu executar informes addicionals per veure quan i per quins elements es van incloure.
Reducció de residus
Es pot programar programari de comptabilitat per a barres per determinar la quantitat d'alcohol perdut que passa un establiment, la quantitat de guanys perduts pels residus i qui està malgastant l'alcohol. Moltes barres incorporen algunes claus al seu sistema de comandes que controlen els residus. Cada cop que una beguda és retornada per un client, abocada, fracassada per error o lliurada, el cambrer la necessita degudament, encara que no es faci el pagament. Si els vostres informes mostren que part dels seus residus es deuen a parells i discrepàncies d'inventari de licors i el robatori no és evident, pot indicar que els cambrers estan "pendents". El programari de comptabilitat per a les barres pot ajudar a determinar, en última instància, si els cambrers necessiten ser reinstaurats.
Informes d'efectiu, crèdit i consells
Atès que els cambrers i els servidors utilitzen el sistema POS per rebre vendes, acceptar pagaments, executar targetes de crèdit i ingressar quantitats, el programa de programari de comptabilitat també fa un seguiment de totes les transaccions i procediments d'efectiu i crèdit. Els administradors i propietaris de barres executen informes que mostren exactament quantes transaccions es feien en efectiu, segons el tipus de targeta de crèdit, com ara Visa, MasterCard o Discover, i quant es feia en consells de cada servidor o cambrer.
