Els missatges sovint s'envien a moltes persones alhora i no estan destinats a ser personalitzats com si fos una carta comercial. S'ha escrit una memòria comercial per donar instruccions o informar a un públic. Aquest públic pot ser membre de la vostra organització o un tercer, com ara un client. En escriure una memòria del client, és encara més important mantenir-se professional a tota la vostra memòria i donar molta informació. Podeu incloure materials addicionals, com ara informació sobre la vostra empresa, amb la memòria del client.
Creeu l'encapçalament de la memòria del vostre client. Les categories d'encapçalament són A, De, Data i Assumpte. La secció A ha d'incloure tots els clients als quals envieu la memòria. El teu nom passa a la secció De. La data en què envieu la memòria s'haurà d'escriure després de "Data" i el tema de la nota ha d'explicar clarament el propòsit, com ara "Informació addicional necessària per al projecte de lloc web".
Escriu el primer paràgraf amb el vostre client en ment. El primer paràgraf hauria de ser unes poques frases que expliquen breument el propòsit de la memòria. Si utilitzeu l'exemple del projecte de lloc web, us explicaria el projecte en el que està treballant per al client, per què necessita informació addicional i quina és la informació. Aquest és un resum, per tant, encara no cal que s'incloguin detalls.
Escriviu el cos de la nota, que generalment és una part de paràgrafs llargs. Aquí és on s'inclouen els detalls de la referència del client. Per exemple, podeu parlar sobre quin aspecte del projecte del lloc web teniu problemes i quina informació específica necessiteu del client.
Incloeu els passos que necessiteu que el client pren, si correspon, al paràgraf de tancament. Les notes informatives, com actualitzar el client en una nova política d'empresa, no necessitaran aquesta secció. Tanmateix, en l'exemple del projecte de lloc web, hauríeu d'explicar al client com preferiu que se us enviï la informació addicional. Si no cal cap acció del client, podeu proporcionar-vos la vostra informació de contacte en cas que tingui preguntes. No oblideu donar-li les gràcies pel seu temps.
