Emmagatzemar informació als gabinets d'arxius és una bona manera d'organitzar-se. Per estar encara més organitzat, utilitzeu carpetes penjants per penjar fitxers en un gabinet de presentació. La majoria dels calaixos del gabinet d'arxius estan equipats amb barres al llarg dels laterals perquè pugui penjar fitxers. Les carpetes penjades mantenen tots els fitxers en posició vertical perquè els documents no caiguin i es deixin col·locar. Els fitxers penjats també es llisquen per les barres dels calaixos de fitxers per tal que pugueu accedir fàcilment a la informació.
Consulteu els vostres fitxers de fitxers per assegurar-vos que podeu penjar fitxers. Alguns gabinets d'arxius vénen amb barres que s'adhereixen als costats dels calaixos per penjar fitxers, mentre que altres tenen llocs integrats per penjar fitxers als costats dels calaixos. Muntar les barres dels fitxers penjats, si és necessari.
Compreu caixes de carpetes penjades d'una botiga de subministraments d'oficina. Són molt més pesats que les carpetes d'arxius regulars i tenen una barra de metall a la part superior amb ganxos en ambdós extrems. També vénen en una varietat de colors i mides. Assegureu-vos d'aconseguir carpetes penjants que s'ajusten al vostre gabinet d'arxius. Per exemple, no compreu carpetes de mida legal si el vostre gabinet d'arxius no és prou gran com per mantenir-les.
Feu pestanyes per a les carpetes penjants. La majoria de les carpetes penjades vénen amb pestanyes de plàstic perquè pugueu fer etiquetes per a ells. Feu una etiqueta específica per a cada carpeta perquè no hàgiu de cercar coses. Les etiquetes fan que tot sigui molt organitzat i fàcil d'accedir. Normalment, les etiquetes es llisquen cap a les pestanyes de plàstic i les fitxes es poden inserir a les ranures a la vora superior de les carpetes. Establiu les pestanyes al llarg de les cares de les carpetes de manera que totes les fitxes es puguin veure fàcilment quan s'obrin els calaixos.
Col·loqueu documentació o altres documents a les carpetes. Podeu col·locar documents directament a les carpetes penjants, o és possible que preferiu enviar documents a carpetes habituals i col·locar aquestes carpetes als fitxers penjats.
Arxivi les carpetes penjants als calaixos del gabinet d'arxius i assegureu-vos que els ganxos laterals s'aproximen als calaixos. Pengeu les carpetes amb les pestanyes orientades cap a fora. Organitzeu-los de forma lògica, per ordre alfabètic o de data, per exemple.
