Un gabinet de presentació generalment es refereix a una peça de mobiliari d'oficina que emmagatzema fitxers i documents. Els armaris de presentació tenen diferents mides. Alguns disposen de panys per evitar l'accés no autoritzat, mentre que altres armaris són fàcils de transportar i són accessibles per qualsevol persona. Les empreses amb grans quantitats d'arxius, com ara hospitals, despatxos o escoles, sovint mantenen els gabinets que no es poden moure fàcilment.
Fonaments
Hi ha diverses maneres d'enviar documents. Per desenvolupar un enfocament sistemàtic, haureu d'analitzar la informació que s'emmagatzemarà dins dels fitxers. Feu plenes d'idees de manera diferent perquè pugueu seleccionar el millor mètode. Per exemple, si manteniu registres de proveïdors de parts d'automòbils, podeu fer-ho usant un enfocament alfabètic basat en el nom de l'empresa. També podria establir un mètode per separar proveïdors per regió (p. Ex., Sud, oest, est, internacional). Si manteniu registres de rèptils, el vostre mètode podria implicar organitzar rèptils pels seus noms científics o fins a la data en què es va crear el fitxer.
Gestió de documents
Una vegada que dissenyeu un mètode satisfactori, assegureu-vos d'escriure-ho perquè altres persones puguin entendre i seguir el sistema de presentació. També haureu d'assegurar-vos que els fitxers es conserven correctament, perquè el vostre sistema ràpidament esdevindrà ineficaç si els fitxers estan incomplets (p. Ex., Dades que falten) o s'han emmagatzemat incorrectament (p. Ex., Les categories de presentació s'ignoren). Per exemple, si separa els sexes per color, llavors les persones que creen fitxers han de recordar distingir entre homes i dones.
Cal anticipar-se al creixement i afegir armaris addicionals o espai segons sigui necessari. En cas contrari, els registres es faran massa bé. També cal tenir en compte la possibilitat de diferenciar els fitxers actius des de fitxers inactius i, si escau, quan destruir o fragmentar fitxers inactius.
Consideracions
Moltes empreses implementen sistemes d'organització de documents que utilitzen documents originals o còpies en paper. Tanmateix, abans de crear un nou sistema de fitxers, heu d'explorar opcions virtuals. Per exemple, podeu comprar un programa de programari i introduir dades en un servidor intern o basat en web. Fins i tot si actualment teniu un sistema de fitxers, haureu d'avaluar el temps i el cost de la transferència de dades amb l'estalvi potencial de costos i l'eficiència d'emmagatzematge digital o basat en web. Les companyies d'advocats que utilitzen el programari de gestió d'un cas d'agulles poden passar un temps important en la transferència de dades, però una vegada que el sistema funciona completament, hi ha innombrables avantatges, com ara la possibilitat d'accedir a fitxers des d'ubicacions remotes.
