La gestió central de l'efectiu fa referència a la pràctica de tractar totes les transaccions financeres des d'un únic lloc, en lloc d'abandonar les transaccions financeres en mans d'ubicacions individuals. Per exemple, la vostra empresa podria optar per executar totes les transaccions financeres des de l'oficina principal de Seattle, en comptes de permetre que les oficines satelitales de tot el país manejen les finances de forma individual. Tot i que la gestió central de l'efectiu proporciona alguns avantatges, com ara una supervisió financera millorada, també genera desavantatges.
Incompatibilitat del programari durant les expansions
Tot i que les companyies de programari han pres mesures per millorar les complicacions que sorgeixen quan els programes diferents tracten de parlar entre si, els problemes d'interoperabilitat encara pateixen empreses. Aquest problema sovint resulta especialment problemàtic durant les fusions. Si la seva empresa adquireix un altre negoci que executa programari de comptabilitat o comptabilitat diferent, la implementació de la gestió d'efectiu centralitzada en el negoci sovint implica una revisió completa de la infraestructura informàtica financera de l'altra empresa. Aquestes revisions requereixen temps, mà d'obra i costos.
Augment de l'impacte de les glitches del programari
Suposant que no passa res amb el vostre sistema de gestió d'efectiu, els empleats haurien de rebre el seu pagament com el rellotge. Pocs sistemes informàtics i paquets de programari romanen sense problemes durant tota la seva vida útil. Les actualitzacions de programari i fins i tot el firmware defectuós poden bloquejar programes, menjar dades i sistemes de congelació. A més, l'error de l'usuari en gestionar o manipular el programari de gestió d'efectiu o fins i tot les dades pot retardar els pagaments a tots els empleats i als seus proveïdors. La gestió d'efectiu distribuïda i basada en paper també pateix problemes d'error de l'usuari, però limita el problema a un grup menor o a una instal·lació única, en comptes de tota la vostra organització.
Ajustos per a diverses zones horàries
La gestió central de l'efectiu crea el potencial de problemes de temps si el vostre negoci funciona en diverses zones horàries o internacionalment. Si suposem que la vostra empresa paga tots els empleats en la mateixa data, el vostre sistema ha de tenir en compte quan els bancs deixen de processar transaccions en totes les zones horàries rellevants i ajuden als temps de pagament dels empleats que treballen a través de la línia de data internacional. En lloc d'enviar un pagament massiu, com ho faria si tots els empleats visquessin localment, la vostra empresa ha de gestionar diversos pagaments massius durant un període d'hores.
Altres consideracions
Moltes empreses petites utilitzen la gestió central d'efectiu de manera predeterminada perquè el negoci només té una única ubicació. Si decidiu expandir-se però no implementar la gestió central d'efectiu en aquest moment, podeu ubicar la vostra empresa per a un canvi futur instal·lant el mateix programari a totes les vostres ubicacions. Això elimina el problema d'interoperabilitat abans d'iniciar-se i significa que podeu importar dades a voluntat de qualsevol de les ubicacions de la vostra empresa. Mantenir un sistema de gestió d'efectiu distribuït complica el treball dels seus agents financers, ja que han de recollir i avaluar la informació financera de totes les fonts per determinar la posició financera de la seva empresa.
