La tecnologia ha revolucionat els processos de sortida d'oficines, convertint fotocopiadores en impressores de xarxa gegants. De la mateixa manera que qualsevol comoditat ofereix la possibilitat d'utilitzar malament, la producció d'alta qualitat de les copiadores pot facilitar l'apropiació indeguda de la propietat intel·lectual. Si teniu en compte el que aquestes màquines poden oferir a la vostra escola o empresa, els seus positius poden superar els seus desavantatges, però els seus negatius haurien de demanar que planifiqueu amb cura la seva implementació i ús.
Reproducció de documents
Excepte les impressores multifunció de baix volum, les fotocopiadores es basen en un tòner similar als subministraments que compra per a la impressora làser. Com més gasteu en l'equip, millor serà la seva resolució, fins a equips que produeixin resultats pràcticament indistinguibles dels documents originals. De color complet o monocromàtic - només negre - aquestes màquines poden bombear grans volums de còpies a curt termini. La facilitat i la fidelitat amb què reprodueixen el material font poden generar inquietuds sobre la seguretat de la informació, el robatori de dades, la infracció de drets d'autor i la falsificació. En un entorn empresarial, una oficina mèdica o jurídica, o qualsevol altre escenari que impliqui dades privades o confidencials, les fotocopiadores poden suposar una amenaça per al control de la informació regulada per la llei o per l'ús personalitzat.
Comoditat funcional
Les primeres fotocopiadores no tenien alimentadors de documents automàtics i no podien agrupar fitxes multicopy. L'equip modern converteix l'acte de duplicar un document en un acte casual. Compartit en xarxa per a ordinadors domèstics o d'oficina, una d'aquestes màquines pot reemplaçar diverses impressores d'escriptori amb tecnologia que produeix automàticament còpies de dues cares, collates i grapes de documents de múltiples pàgines, emmagatzema sovint fulls reimpresos per a la duplicació immediata, faxos des de l'escriptori o el vidre de la copiadora i correus electrònics la seva sortida. Aquesta comoditat pot accelerar i simplificar les operacions d'oficina, però la complexitat dels controls de copiadora pot fer que els usuaris triïn les opcions equivocades, malgastant paper i subministraments amb resultats externs.
Costos operatius
Atès que la majoria de les copiadores funcionen com a impressores làser, es fonen una barreja en pols de plàstic i colorants a la superfície de fulls de paper. Aquest procés de fusió es basa en la calor, que aporta un apetit per l'electricitat, augmentant els costos d'utilitat d'oficina. Les fotocopiadores també requereixen consumibles, inclòs el tòner que pot costar més que els subministraments equivalents per a impressores làser. Aquests cartutxos d'alt rendiment poden durar més temps que els subministraments d'impressores d'escriptori comparables, però aquest rendiment comporta un preu més alt. Especialment en operacions d'alt volum, les fotocopiadores també poden requerir un servei periòdic per mantenir el rendiment de la seva producció. Un contracte de servei pot cobrir tant subministraments com manteniment, però afegeix un altre cost fix a la vostra línia inferior.
Retenció de dades
Una copiadora que emmagatzema la informació del document per a la recuperació instantània i la sortida, i que els faxos i correus electrònics que duplica, utilitza un disc dur intern per conservar les exploracions de pàgines per obtenir una recuperació a curt o llarg termini. Que l'emmagatzematge de dades especifica conveniència per a funcions d'oficina, però pot sotmetre informació confidencial al risc d'un ús incorrecte o intencionat deliberat. Com qualsevol disc dur, el mecanisme d'emmagatzematge en una fotocopiadora pot generar secrets molt després d'esborrar informació i documents des d'ell, i requereix el mateix tipus de disposicions de seguretat que apliqueu als discs durs d'ordinador quan ven o desactiveu un sistema.
