Un sistema d'inventari és vital per controlar els costos de compra i satisfer els objectius del servei al client. Tot i que un programa de gestió d'inventari electrònic és una eina d'administració útil, la clau d'un bon sistema rau en la força dels procediments que creeu. Alguns dels elements més crítics d'un sistema ben desenvolupat són descripcions d'elements, un sistema de numeració, unitats estàndard de mesura i etiquetatge d'elements precisos.
Descripcions i números d'articles
Creeu una llista d'existències que inclogui una descripció i un número únic de quatre a vint caràcters per a cada element. Una bona pràctica per crear una descripció és començar amb un substantiu i, a continuació, utilitzar adjectius en ordre descendent d'importància per descriure l'element. Les descripcions com "tassa, cafè, grans, marrons", "tassa, cafè, mitjà, blanc" i "tassa, cafè, petit, blanc" són alguns exemples. Els números d'article només han d'identificar-se, i no descriure un element. Tanmateix, podeu incorporar unes poques lletres de la descripció al començament del número d'element per fer que els elements que cerqueu siguin més fàcils. Per exemple, podeu utilitzar el número "CUC101" per identificar una tassa de cafè i el número "CUS101" per identificar una tassa de refresc.
Decideix sobre unitats estàndard de mesura
Creeu una llista d'unitats de mesura aprovades per aclarir les llistes de selecció i els informes d'inventari. Per a la majoria de negocis, les mesures predeterminades són les unitats en què generalment compra un article. Les unitats comunes són abreviatures de termes com ara cadascuna, peça, peu, lliures o galons. Les guies de les millors pràctiques recomana que trieu una abreviació i que apliqui tant l'ortografia com l'aparença de manera coherent.
Establir noms d'ubicació
Les ubicacions assignades poden fer que els elements siguin més fàcils de trobar en qualsevol magatzem o magatzem, per molt que sigui. Si deseu elements en més d'un lloc, doneu a cada ubicació un nom o un número de codi, com ara "M" per al magatzem principal i "S" per a l'emmagatzematge d'excedents. A continuació, divideu l'habitació en seccions i doneu-ne un nom únic. Per exemple, les seccions poden correspondre a un número de safareig o safata. Completi aquesta tasca identificant ubicacions de prestatgeria per a articles d'inventari específics. Clearly Inventory Company recomana utilitzar un sistema de numeració en el qual el nombre més baix correspongui al prestatge més alt i descendeix cap al terra. Per exemple, una etiqueta com "M-2-4" indica que un article està en el quart prestatge al passadís dos del magatzem principal.
Inventari d'etiquetes i botigues
Creeu una etiqueta per a cada element d'inventari que correspongui a la llista d'estoc creada. Realitzeu un recompte d'inventari físic com etiquetar, emmagatzemar i introduir elements, unitats de mesura i informació d'ubicació en una base de dades d'inventari. Escriviu i rebeu documents de la base de dades i utilitzeu-los per actualitzar la base de dades i crear informes d'inventari.
