Quan dirigeu una reunió del club, es comunica amb tots els membres del club alhora, planifiqueu les activitats futures del club i prenguin decisions importants. Per executar la reunió amb eficàcia, cal organitzar-se i tenir un pla. El moderador de la reunió manté l'ordre durant tota la reunió mentre aborda tots els temes de l'agenda de la reunió.
Prepara't amb antelació. Decidiu quins són els vostres objectius per a la reunió i que formeu un pla d'acció específic per assolir aquests objectius. Feu una llista dels temes als quals us dirigirà i fer còpies d'aquesta llista per a la seva distribució als membres del club.
Crea un ambient acollidor. Feu servir refrigeris abans de la reunió i reproduïu música suau mentre els membres del club entren a l'àrea de la reunió. Això crearà una atmosfera que encoratja als membres a relaxar-se i socialitzar-se abans de començar la reunió.
Comenceu a temps. Feu un anunci cinc minuts abans de començar a començar. Quan els membres del club troben seients, repartiu còpies de l'agenda de la reunió. Això permet als membres del club revisar l'agenda a mesura que es prepara per començar.
Introduïu nous membres del club. Les sessions de rompehielos són la millor manera d'introduir nous membres. Feu-los indicar on van créixer, on van anar a l'escola i per què van decidir unir-se al vostre club.
Revisa els minuts de la reunió anterior. Això recorda als membres del club les accions que es van prendre durant l'última reunió i dóna als nous membres una millor comprensió dels temes actuals de la reunió.
Mantenir-se en tasca. Seguiu sempre l'agenda de la reunió. Si algú vol discutir un tema que no està en la seva agenda, escriviu el tema en un full separat i tracteu-lo durant la propera reunió.
Permetre temps per a preguntes i respostes. Els membres del club probablement tindran preguntes, així que estigueu preparats per respondre'ls. Demana als qui tinguin preguntes per aixecar la mà i trucar individualment a cada membre. Aquest és també un bon moment per animar els membres del club a fer suggeriments per a futures reunions.
Fi a temps. Tenir una hora de finalització específica ajuda a mantenir el seguidor en el bon camí. Si els membres del club tenen preguntes o dubtes addicionals, convida'ls a parlar amb vostè després de la pròrroga de la reunió.
