Estableix la compra
El procés de la cartera de projectes és un mètode que pot maximitzar el potencial de sortida de tots els projectes realitzats per la vostra organització en un moment determinat, subjecte a restriccions de recursos limitades. Abans de començar els esforços de gestió de la cartera de projectes, estableixi un entorn d'entesa i cooperació entre els responsables clau de la seva organització. El procés de cartera de projectes pot incloure la finalització de projectes actuals que puguin tenir èxit i oportú a favor de projectes que tinguin un impacte econòmic o estratègic més gran en les seves operacions. És important que els directius entenguin aquest concepte per evitar sentiments de ressentiment quan això succeeixi. Fomentar una actitud basada en equip per a la selecció de projectes en comptes de identificar petits grups d'empleats amb projectes específics. Això evitarà els sentiments de rebuig que sorgeixen en equips de projectes que es reassignen o es divideixen entre nous projectes.
Prioritzar
Durant el procés de gestió de carteres de projectes, assignareu recursos, inclosos el temps, els diners, la productivitat dels empleats i la tecnologia als projectes que més contribueixen a la rendibilitat de la vostra empresa. Abans de considerar projectes específics, elaborar una llista de prioritats per jutjar cadascuna. Seguiu contínuament la vostra llista de prioritats i adaptar-la als canvis de les metes estratègiques i als climes empresarials en evolució. Els elements per prioritzar els projectes poden incloure el cost, la contribució als ingressos, l'impacte en el màrqueting, els terminis i l'assoliment de metes específiques.
Determineu la capacitat i la demanda
Totes les organitzacions s'enfronten al problema de la utilització de recursos limitats de la manera més eficaç. Recopileu informació sobre la vostra capacitat de recursos i les demandes de recursos de cada projecte abans d'utilitzar la vostra llista de prioritats per determinar quins projectes cal emprendre. La demanda de recursos totals de tots els projectes seleccionats no pot superar la capacitat de recursos de la vostra empresa. Per exemple, si la vostra empresa té deu ordinadors i vint empleats disponibles per al treball del projecte, no podeu triar una cartera de projectes que requereixi vint tres empleats i onze ordinadors. Les restriccions pressupostàries també són un factor important per determinar la combinació òptima del projecte.
Optimitzar la cartera de projectes
Armat amb la vostra llista de prioritats i informació relacionada amb la capacitat de recursos i les demandes de recursos de projectes individuals, ara esteu preparat per triar un conjunt de projectes a realitzar que maximitzin la rellevància estratègica per a la vostra empresa. Tingueu en compte que els projectes que no s'han seleccionat inicialment no són necessàriament eliminats; Es poden emprendre projectes de menor prioritat quan els recursos s'aturen mitjançant la realització de projectes de major prioritat.
Existeixen diversos paquets de programari per ajudar-vos en el procés de cartera de projectes, però per a portfolis de projectes més senzills, es pot utilitzar un arbre de decisió per establir totes les possibilitats relacionades amb la combinació de projectes seleccionats. Seguiu l'enllaç al final d'aquest article per obtenir un exemple d'un arbre de decisió del projecte.
En primer lloc, enumera cada projecte, juntament amb el cost total i els requisits per als empleats, la tecnologia i altres recursos. A continuació, seleccioneu els projectes que puntuin més alt segons les prioritats del vostre projecte i, a continuació, seleccioneu una cartera de projectes a realitzar. Recordeu que les demandes totals de recursos de tots els projectes seleccionats han de ser inferiors a la capacitat de recursos totals. A mesura que s'introdueixin nous projectes potencials a la vostra organització i, a mesura que es completin els projectes actuals, torneu a revisar el procés de la cartera de projectes per decidir quins nous projectes mereixen els recents recursos disponibles segons la llista de prioritats i les capacitats de recursos actualitzades.
