La gestió de carteres de projectes és un procés mitjançant el qual organitzacions i empreses poden organitzar, consultar i analitzar els seus projectes actuals. S'utilitza comunament per prioritzar els diferents projectes; generalment es classifiquen en diferents categories, com finances, creixement i beneficis. Les carteres de projectes permeten que el consell o el director general obtinguin una visió més àmplia i una comprensió més profunda de les empreses actuals de la companyia.
Compileu un inventari dels projectes actuals de l'empresa. Incloeu totes les empreses que l'empresa té actualment, per petit que sigui. Proporcioneu informació descriptiva suficient per a cada projecte perquè es pugui comparar i gestionar. Per exemple, cal detallar el cost financer projectat del projecte, els objectius previstos, els beneficis, la durada estimada i la forma en què el projecte admet l'estratègia global de l'empresa.
Una empresa d'habitatges, per exemple, podria compilar un inventari que contingui un projecte d'iniciativa de conducta antisocial, un projecte de regeneració immobiliària i una nova construcció. L'empresa també pot escriure que el projecte de regeneració de béns costa 1 milió de dòlars, es trigarà 3 anys a completar-se i acollirà 800 famílies noves.
Pengeu aquesta informació de manera electrònica; això garantirà que les dades es puguin comparar de forma més ràpida i més eficient que no pas per un equip humà. Les dades electròniques també es poden transferir per correu electrònic i lliurats immediatament als directors de la companyia.
Organitzeu una reunió per als directors generals i caps de departament de la companyia (equip de gestió de carteres o PMT). Aquests individus tindran el coneixement més ampli del negoci i poden prendre decisions informades en el millor interès de l'empresa. Pregunteu-los abans de la reunió per examinar les dades i absorbir la informació per a la discussió.
Assegureu-vos que l'equip de la cartera accepti els criteris per prioritzar un projecte. Problemes com finances i beneficis s'utilitzen habitualment per determinar la prioritat, però es poden considerar altres qüestions com el potencial.
Truqui a la reunió i prioritzi els projectes actuals realitzats per l'empresa. S'ha de donar prioritat als projectes basats en els seus potencials financers, de creixement i beneficis. Els projectes de màxima prioritat requereixen una atenció constant, mentre que altres projectes de menor prioritat es poden dur a terme o abandonar completament l'agenda de la companyia.
Reesvalueu la gestió del projecte de l'empresa trucant al PMT junts de forma regular. Organitzar consultories trimestrals, mensuals o fins i tot setmanals i discutir si determinats projectes necessiten més suport (augmentant així la seva prioritat) o es poden reduir més a la llista.
