Cada empresa té diferents regles sobre reunions. Alguns segueixen un procés informal, mentre que altres requereixen una estructura més formal. Com a administrador o empresari, és important saber com dur a terme i finalitzar reunions tant formals com informals. Això millorarà la comunicació i donarà lloc a un resultat més productiu.
Què significa establir una reunió?
El terme "ajornament" prové de les paraules llatines Anunci (a) i Diurnus (diàriament). Tot i que moltes persones utilitzen el terme de manera indeguda amb la finalització d'una reunió, "ajornar" significa, en realitat, moure una reunió o un tema del programa a un altre dia. Per exemple, els membres del consell d'una empresa poden ajornar una reunió quan simplement no és possible debatre sobre els assumptes pendents perquè falta informació clau. L'interrupció significa que la reunió es reprendrà més endavant quan tothom estigui disposat a discutir el tema en qüestió. No és el mateix que acabar o tancar una reunió, quan es resolguin tots els problemes.
Quines són les regles del procés per a les reunions?
Algunes organitzacions, especialment tribunals de justícia, universitats, agències governamentals i grans organitzacions, segueixen les normes establertes per a la realització de reunions formals. Segons les Regles d'ordre de Robert recentment revisades, per exemple, qualsevol persona pot aprovar una moció per ajornar una reunió en determinades circumstàncies, per exemple:
- A falta d'un quòrum
- Tal com s'estableix en els reglaments de l'organització
- Quan els membres del consell arribin al final de l'ordre del dia
- En cas d'emergència o perill immediat, com les alarmes contra incendis que surten a l'edifici.
Tot i que és poc probable que les empreses més petites segueixin les regles de Robert, proporcionen un marc senzill per "formalitzar" una reunió.
Procediments per adaptar una reunió
Es pot ajornar una reunió al principi o en qualsevol moment. Si ets el president, fes un pla per assegurar-te que tot funcioni sense problemes. Després de parlar sobre l'agenda, comproveu si algú voleu fer una moció per ajornar la reunió. Sol·liciteu una per dir-ho "Escolto una moció per ajornar?" La proposta d'ajornament ha d'especificar clarament l'hora i la data de la propera reunió, així com qualsevol qüestió urgent que requereixi una sessió especial abans de la propera reunió general. Segons les regles de Robert, la moció ha de ser secundada i no es pot modificar ni debatre.
Una reunió es pot ajornar sense una moció si el quòrum no està present o en cas d'emergència. En cas que aquest dia sigui festiu, la reunió es pot ajornar fins al proper dia laborable, al mateix temps i lloc. Una reunió ajornada seguirà el mateix ordre de negoci que la reunió original. En les observacions de cloenda, el president pot discutir el dia i l'hora de la propera reunió. També pot proporcionar informació de contacte, donar les gràcies als participants i fer recordatoris d'última hora. En el cas que l'ajornament sigui de 90 dies o més, cada participant rebreu un avís de la data i el lloc.
Adjuntar una reunió menys formal
No totes les reunions són formals; Per tant, no totes les reunions requereixen una proposta d'ajornament. Les reunions de vendes són un bon exemple.Sens dubte són importants, i tots els representants de vendes s'espera que assisteixin. Però el propòsit de les reunions de vendes és que el gerent de vendes retransmeti informació al personal, potser ofereix consells i encoratjament, o adverteixi a aquells que no van tenir gols o no van acceptar la paperassa requerida. Tanmateix, no hi haurà votació durant la reunió perquè l'opinió del cap de vendes és la que importa. Després de dur a terme una reunió on una persona està a càrrec, seria tonto preguntar-se per una proposta d'ajornament. El gerent de vendes pot preguntar si hi ha alguna pregunta, i després de respondre'ls, simplement digueu, "Això és tot el que volia cobrir avui. Agafeu alguns d'aquests nous fulletons a mesura que els deixeu i els utilitzeu per explicar els increïbles beneficis d'aquest gran producte".
Les reunions on els gerents es reuneixen per debatre problemes i solucions són un altre exemple. Els directius no tenen temps per a una reunió formal amb moviments i segons, ni necessiten cap. Saben de què es tracta la trobada, per tant, cap agenda és necessària. Ningú està prenent minuts. Continuaran debatent sobre aquests temes en la propera reunió, de manera que tècnicament podrien ajornar la reunió. Però un final formal de la reunió seria incòmode i inadequat. És probable que la reunió estigui programada per un temps limitat, com ara 30 o 60 minuts. Quan acabi el temps, algú dirà, "Anem a escollir aquesta discussió fins al proper mes" mentre que uns altres surten de la porta per tornar a treballar.
