Ser pràctic amb el vostre negoci és una bona cosa, però això no sempre s'aplica a totes les fases d'operacions. L'entrada de dades és un aspecte clau de l'empresa, on el pas a processos automàtics gairebé sempre és millor. En empreses molt petites on el propietari és l'operador principal, encara pot tenir sentit fer tota l'entrada de dades manualment, encara que l'actualització a un sistema automàtic pot fer operacions més suaus. Per a les empreses amb més d'un o dos empleats, també pot tenir sentit econòmic allunyar-se de l'entrada de dades manuals tan aviat com sigui possible.
Desavantatge: error humà
Intenta com podríem, els éssers humans són més propensos a l'error que els ordinadors. Tot i que un sistema informàtic té l'error ocasional, generalment registra les dades i l'organitza de manera més precisa que els éssers humans, amb menys necessitat de comprovar errors. El processament de dades manual requereix molt més ulls per comprovar i comprovar la precisió de les dades.
Desavantatge: velocitat
Hi ha molt de temps per introduir les dades manualment. Les màquines i les computadores són generalment més ràpides que els humans, el que allibera temps perquè els empleats se centrin en altres coses. En lloc d'escriure nombres durant tot el dia, els vostres empleats podrien passar més temps a revisar l'inventari, crear taulers o elaborar projeccions per al creixement futur.
Desavantatge: costos laborals
Cobreix molts diners per pagar a les persones per introduir dades manualment i manté que els empresaris i altres empleats invertiran més temps en el seu punt de màxima contribució cap a la visió i la missió de l'empresa. La feina de molts ara pot ser completada per una persona, el que significa que necessita menys empleats d'entrada de dades o que pot utilitzar els seus empleats en àrees que millor s'ocupen dels seus regals per accelerar el creixement de l'empresa.
Avantatge: costos del sistema
L'entrada manual de dades no requereix sistemes, màquines i programes cars. Els propietaris de petites empreses no sempre tenen un gran fons de posada en marxa quan s'executen operacions i fora del sòl. Un sistema de processament manual permet a una empresa entrar al joc sense haver d'invertir molts diners en ordinadors, màquines i processos informàtics.
Avantatge: facilitat per a petits inici
Alguns empresaris tenen una bona idea de com fer un seguiment de dades en paper amb fulls de llibretes, però no són tan còmodes amb els sistemes informàtics. Durant un temps en què probablement apreneu moltes coses alhora per tal d'aconseguir que el vostre negoci funcioni, pot ser que sigui preferible deixar de pressionar temporalment un sistema d'introducció de dades. Mentre mantingueu registres precisos manualment, podeu esperar a explorar aquesta opció fins que la resta de les operacions diàries siguin més rutinàries.
Avantatge: augment de la supervisió
Quan mantingueu registres a mà, podeu controlar quines categories hi col·loqueu cada número individual. Si el vostre negoci té necessitats úniques que fan que les vendes o tendències siguin difícils de fer el seguiment d'una manera automatitzada, és possible que hagueu de fer un seguiment d'aquests números a mà.Per exemple, les agències de serveis socials que registren canvis en la dinàmica familiar o l'alleujament emocional poden trobar mètodes manuals de processament de dades més precisos que els mètodes automatitzats.
Transició de l'entrada de dades manual a moderna
Tot i que l'entrada de dades manual a vegades és més senzilla amb un negoci molt reduït i permet reduir els costos a l'hora de fer créixer la bola, ja que el negoci creix, cal que els seus mètodes. Quan estigueu preparat per passar de l'entrada de dades manual a alguna cosa una mica més sofisticat, podeu consultar programes com Quicken, QuickBooks o el programa gratuït, ZipBooks. Qualsevol programa de full de càlcul us pot ajudar a categoritzar altres mesures, com ara les taxes d'èxit del programa, les tendències dels empleats o els canvis en la dinàmica i projeccions de maneres fàcils d'entendre. És prudent que entre en uns mesos o anys de dades passades perquè pugueu veure tendències en els nous números a mesura que introduïu-les. En cas de dubte, consulteu un especialista en comptable o d'entrada de dades per obtenir ajuda única o com a habitual Suport en el manteniment de registres de dades precisos per al vostre negoci.
