La comunicació externa és com una empresa o organització es comunica amb aquells que queden fora de l'estructura organitzativa. Això va des de clients i clients, fins a proveïdors de serveis públics i socis comercials, a entitats de fons i, bàsicament, a qualsevol que no estigui en la nòmina de l'empresa. Una bona comunicació externa és tan important com una bona comunicació interna, per la qual cosa cal tenir especial cura per assegurar-se que aquells que queden fora de l'empresa reben la mateixa cura i respecte que els de l'empresa.
Recopila comentaris externs. Els comentaris fan referència als informes realitzats a l'empresa per totes les fonts externes que presenten punts forts i debilitats en la vostra capacitat per oferir serveis i productes. Tant si els clients fan una reclamació com si es queixen o si ofereixen enquestes als clients que valoren el rendiment o utilitzen un altre mètode, els comentaris indiquen les llacunes en la capacitat de comunicació.
Adreça els problemes de comunicació externa que trobeu. És possible que trobeu que els clients consideren que no estan sent tractats amb respecte, o que els representants de les empreses els donen la volta. Podeu trobar que el vostre servei de correu electrònic no controla els correus electrònics dels clients com a correu brossa, de manera que no es reben sol·licituds ni preguntes. Hi ha centenars de potencials problemes de comunicació externa. Una vegada que esbrini exactament què està causant la comunicació errònia, pot procedir.
Creeu una solució per als problemes de comunicació externa. Per exemple, si els clients informen que els representants utilitzen massa jerga tècnica, entren als representants per tal de reduir les coses tan senzillament com calgui. Si els vostres clients informen que el vostre servei telefònic no funciona, torneu-lo a reparar i configureu-lo perquè sigui tan fàcil de navegar com sigui possible. Si els clients en línia volen més informació, actualitzeu el vostre lloc web i, potser, oferiu-los una manera de fer el seguiment de comandes o obtenir ajuda de missatges instantanis d'un representant. Sigui quina sigui la solució, hauria d'abordar la preocupació i presentar una solució viable.
Recopila comentaris sobre la solució per al problema de la seva comunicació externa. Cal que els sentiments dels afectats per la solució vegin si ha solucionat o no el problema, tant per als empleats de la vostra empresa com per als representants externs que participen en el procés de comunicació externa.
