En termes comptables, la paraula "publicació" significa registrar una transacció o ajust als comptes correctes, assignant un domiciliació a un compte i un crèdit de compensació a un altre. La publicació pot ser una tasca manual, feta només en paper. Tanmateix, en el món empresarial actual, la major part de la comptabilitat es fa a les computadores. En aquest cas, "publicació" significa introduir la transacció en un programa de programari i, a continuació, guardar la transacció perquè s'actualitzin els comptes apropiats.
Articles que necessiteu
-
Comprensió fonamental dels principis comptables de doble entrada
-
Coneixement laboral del programari de comptabilitat
Publicació bàsica de la comptabilitat
Arregla tots els documents relacionats amb les transaccions que es publicaran. Com és habitual, aquestes són factures dels vostres venedors que es publicaran a Comptes a pagar, les vostres factures als vostres clients que es publicaran a Comptes a cobrar, o, de vegades, Ajusts generals de Ledger.
Determineu els comptes que es carregaran i acreditaran quan publiqueu. Per exemple, per publicar un deute pendent degut a una altra part, com una factura del vostre proveïdor, es carregarà un compte de despeses o un compte d'actiu i s'abonarà un compte de responsabilitat. Exemple: publicar una factura a Acme Electricity per $ 10.00 li donarà com a resultat la següent transacció: Despeses de serveis públics (compte de despeses) 10.00 i Comptes de deute a pagar (compte de responsabilitat) 10.00 Crèdit
Si publiqueu la transacció manualment, el procés de publicació només implica escriure els números a les pàgines del compte i actualitzar els saldos del compte. Assegureu-vos d'actualitzar tots els comptes associats.
Per a la publicació computada, inicieu sessió al vostre programa i introduïu el mòdul adequat. Per al nostre exemple de publicació, el mòdul probablement es trucarà Comptes a pagar. Segons les instruccions del programari, introduïu el número o el nom del compte del compte de despeses (despeses de serveis públics, el nostre exemple) i l'import que cal pagar en els camps corresponents.El vostre programari també us demanarà una data de venciment del pagament. També és possible que hàgiu d'introduir els termes de descompte, si n'hi ha. Aquests es detallaran a la factura, si escau.
Abans de publicar, guardeu les vostres dades i imprimiu un informe preliminar. Compareu les dades que heu introduït a les dades de la factura i comproveu si hi ha errors. Feu correccions a les dades introduïdes si és necessari.
Quan estigui segur que totes les vostres dades s'introdueixen correctament, seleccioneu l'opció del vostre programa de comptabilitat per publicar les dades als comptes. Assegureu-vos d'imprimir informes complets de les dades que heu publicat per als vostres registres. Consulteu les vostres dades del compte perquè les dades estiguin correctament correctament.
Les transaccions als comptes a cobrar es publiquen de manera similar. Els comptes afectats solen ser un compte d'ingressos (Ingressos) i un compte d'actiu (ja sigui Comptes per cobrar o Efectiu). Exemple: la seva factura de $ 200.00 per als serveis de fontaneria proporcionats al seu client es publicaria de la manera següent: Comptes a cobrar (compte d'actiu) $ 200.00 Deute i ingressos dels serveis de fontaneria subministrats (compte d'ingressos) $ 200.00 Crèdit
Consells
-
En registrar diverses transaccions, com ara una pila de factures, executeu una cinta d'addició de la màquina en la llista de l'import de cada factura amb un total al final. Això us ajudarà a consultar les vostres dades per obtenir errors abans de publicar.
Avís
Les transaccions publicades directament a través del vostre Ledger General (també de vegades anomenat General Journal) no difereixen gaire dels comptes a pagar o dels comptes a cobrar. Quan ajusteu els comptes directament, tingueu molt en compte els vostres càrrecs i acreditacions en la direcció correcta. Un error comú és domiciliar un compte al qual voleu acreditar i, en contrapartida, acreditar incorrectament el compte que voleu pagar. Aquest tipus d'error de publicació no és difícil de solucionar, encara que frustrant.
