En gestionar un projecte, la conclusió és saber quins són els resultats. "Lliuraments" és un terme que sempre s'escolta en els negocis, i seria fàcil pensar que es refereix als productes físics que es reben, però és molt més ampli que això.
Què són lliurables?
Bàsicament, els resultats són la sortida d'un projecte. Però hi ha alguns tipus de resultats: lliuraments interns i externs i lliuraments de projectes i processos.
Els lliuraments externs són els serveis o productes que un client o client ha contractat una empresa per proporcionar. És una cosa que el vostre negoci crea a la venda per generar ingressos per a l'empresa.
Els lliuraments interns són tasques i treballs realitzats a l'empresa que no estan orientats cap al client, sinó un requisit per executar correctament el negoci. La presentació d'impostos, la tramitació de documents i la gestió de comptes es consideren interns. Els lliuraments interns mai no travessaran el taulell d'un client, però es podran produir per a autoritats com l'IRS o els organismes de llicència. Encara estan dins (interns) de la vostra empresa, o necessaris per al funcionament de la vostra empresa.
Els resultats del projecte i els lliuraments de processos entren en la categoria de resultats externs ja que es relacionen amb treballs basats en clients.Les entregables del projecte són resultats dirigits per clients; Qualsevol producte i servei que es proporcioni al client com a resultat del projecte.
Els lliuraments de processos, d'altra banda, són qualsevol dels treballs realitzats per completar el projecte entregable. Són documents, plans, maquetes, qualsevol aclariment sobre l'abast i fins i tot desglossaments de l'estructura del treball que es creen per a l'equip intern.
Comprensió dels lliuraments del projecte
Quan els clients o clients realitzen una empresa per prestar un servei o vendre un producte, el resultat que reben és el lliurament del projecte. Pot ser un producte físic, però també pot ser alguna cosa intangible, com un servei, un informe o un fitxer informàtic.
Per exemple, quan una companyia aèria contreu a Boeing per crear un avió nou per a ells, especificarà el que requereixen des de l'avió -des de la mida, fins a l'escenografia i el disseny. L'avió es converteix en el lliurament. I si una empresa celebra una conferència interna i contracta un transcriptor per gravar i documentar l'esdeveniment, els seus fitxers de transcripció també són lliurables.
Els lliuraments poden ser sortides creatives, maquinari, programari, documents, equips i altres serveis. Poden ser feines a curt termini o projectes complexos a gran escala a gran escala.
Els resultats més clars es defineixen en els contractes de projectes, el procés de lliurament serà més suau.
Definició dels lliuraments del projecte
No n'hi ha prou amb dir què és el que es lliurarà al final del projecte. És fonamental comptar amb un marge clar, els costos i els terminis establerts en el contracte de lliuraments perquè ambdues parts acceptin el que es lliurarà, quan es lliurarà i quant.
Per exemple, suposem que està contractant per lliurar un nou lloc web corporatiu per a la vostra empresa de roba. Com més específics pugui proporcionar el que requereix del lloc web, més probable és que tingui els resultats que desitgi.
Per tant, destacar els resultats hauria de consistir en llistar tots els aspectes que necessiteu des del lloc web:
- Un portal dinàmic de comerç electrònic on els clients poden veure roba en vistes múltiples amb capacitats de zoom.
- Els clients poden comprar en línia amb targetes de crèdit, PayPal i Interac en diverses monedes.
- La integració de l'agregació de la llista de correu és a la llista de desitjos del departament de màrqueting.
- El departament de productes vol que el lloc web s'actualitzi fàcilment amb un nou producte, però també ha d'ajustar l'inventari de l'empresa les 24 hores del dia, de manera que els productes no es superposen o es deixen de vendre a causa del baix seguiment de dades.
Cadascun d'aquests aspectes es pot detallar en el contracte del projecte. Els projectes de lliurament de processos es decidiran internament per l'equip del projecte d'una manera que avanci el projecte amb rapidesa perquè es puguin complir els terminis de lliurament externs.
En aquest cas, pot haver més d'un lliurament. El primer podria ser l'elaboració del disseny del lloc web, i el segon lliurament serà el lloc web o el wireframe que funcioni. El primer lliurament necessitarà aprovació abans que es pugui crear el segon lliurament, i el contracte haurà de clarificar els criteris d'acceptació dels resultats.
Passos per definir els lliuraments
Les dues paraules més importants a tenir en compte a l'hora de definir els resultats són "específics" i "mesurables".
Els elements específics entren en la fase de planificació del projecte, i és on es detallaran els detalls del que ha de ser el resultat; el lliurament. Una vegada que es confirmen els detalls, es podran comprovar els costos i el treball, i un pressupost aprovat pel client.
Els fites formen part de l'aspecte "mesurable" dels resultats, però són d'ús intern: els lliuraments del procés, només un lloc de control de les classes en el camí per completar el projecte i alliberar el treball del client.
Un altre aspecte de la part mesurable dels resultats del projecte és que han de complir els criteris d'acceptació. Per això, el client ha de quedar clar en allò que necessita durant l'escriptura del contracte, o pot tenir una mica de recompensa si els seus lliuraments no coincideixen amb el que preveien.
Línies de base i fites
O bé esteu treballant en un projecte que requereixi entregables o que estigui interessat a rebre entregables. D'una manera o altra, el projecte necessita línies de base i fites per garantir l'èxit.
Les línies de base del projecte poden ser la base de referència de l'àmbit d'aplicació, la línia de referència de l'horari o la línia de base de costos. Junts, són línies de base de mesurament del rendiment i no es defineixen fins que es completa la planificació del projecte. Han de ser un marc de supervisió a mesura que el projecte es posi en marxa.
El cost base és el pressupost previst. L'àmbit d'aplicació abasta quina és la gamma completa del projecte i quines han de ser les expectatives i els resultats. El calendari és la línia de temps per a l'execució i el lliurament. Si, o quan, els detalls del projecte canvien, cal tenir en compte i les línies de base hauran de canviar.
En el seguiment de l'exactitud de les línies de base, les fites són importants. Els fites són tasques o èxits que, quan s'acaben, ajuden a agilitar els resultats finals de qualsevol projecte. Els fites poden ser grans assoliments, com ara l'emmarcat que es completa en un nou magatzem o alguna cosa com si es signés un contracte. En general, els fites són una funció interna, un mitjà de seguiment del progrés que ajuda a l'equip del projecte a mantenir-se en l'objectiu per a les dates de finalització.
Si els fites d'un projecte s'estan perdent o les línies de base s'estan canviant, significa que els lliuraments poden no complir el termini.
Gestió dels lliuraments del projecte
L'abast de l'abast pot frenar els lliuraments si l'àmbit del projecte s'amplia després d'haver començat les coses. Per limitar-ho, tingueu en compte quins lliuraments intervenen amb l'acord de projecte inicial i es construeixen en temps i pressupost addicionals, si cal, si s'afegeixen nous resultats. Assegureu-vos d'obtenir l'aprovació de tots els grups d'interès en aquests casos.
Els clients i altres grups d'interès poden millorar l'èxit del projecte a través de les seves aportacions sobre quins són els criteris d'acceptació. Tingueu en compte l'ús final desitjat de les entregables i quin és el seu propòsit, per garantir que compleixi les necessitats i els requisits dels resultats.
Utilitzeu el programari de gestió de projectes per mantenir a tots els destinataris i actualitzats sobre el progrés del projecte i quant més feina es necessita per completar-se. Això pot ser especialment productiu, on hi ha més d'un lliurament extern. Assegureu-vos que els processos, els cronogrames i els objectius són explícits i senzills, i delegueu tasques.
