Moure una oficina sencera requereix moltes persones, terminis de lliurament i requisits molt específics. L'ús de les eines de gestió de projectes, com ara la carta de projecte, pot equilibrar les expectatives dels grups d'interès del projecte i les capacitats del vostre equip de projecte: definint el seu àmbit d'aplicació des del principi podeu mantenir la integritat del vostre projecte i establir objectius raonables i assolibles. Encara que la majoria de les plantilles de cartes estan dissenyades per a projectes de construcció o de programari, només es necessiten uns quants ajustos perquè funcionin per a la seva mudança.
Explica el teu cas empresarial. Incloeu els motius del moviment, per exemple: restriccions reguladores, financeres o d'expansió. Assigneu el nom al patrocinador del projecte i al gestor de projectes. A més, introduïu el document i la seva estructura.
Definiu l'abast del projecte. Aquesta és la secció més important de la vostra carta: ser molt específic. Indiqueu si el vostre equip és l'encarregat d'assignar nous espais d'oficines a les persones, tornar a connectar la xarxa de comunicació, establir plans de gestió d'instal·lacions o simplement moure el mobiliari.
Participants de la llista, membres de l'equip i responsabilitats. Els grups d'interès es preocupen pel fet que el projecte sigui o no satisfactori, però potser o no estigui realitzant tasques del projecte. Inclou membres de l'equip intern i extern, com ara qualsevol empresa de mudances o personal d'utilitat, que serà necessària per finalitzar el trasllat. Establir quins equips són els responsables de cada component que figura a la secció d'àmbit.
Creeu una línia de temps d'alt nivell per als lliuraments del vostre projecte. El calendari del vostre projecte definirà dates concretes, però utilitzarà aquest espai per donar a les parts interessades una idea general de què esperar. S'estan tancant les vostres estimacions, de manera que sigui el més real possible.
Resumir els riscos i dependències del projecte. Un gran projecte tindrà un document de gestió de risc diferent, però cal destacar qualsevol factor conegut que pugui retardar o fracassar el moviment. Aquests problemes podrien incloure inspeccions fracassades, danys a actius en ruta o tècnics de xarxa més tard, per exemple.
Obteniu l'inici de sessió al vostre projecte. La seva carta ha de concloure amb una llista de documents addicionals que es crearan com a part de la planificació del seu projecte. Deixeu espai per a tots els grups d'interès definits al pas 3 per formalitzar la sessió al vostre projecte.
Consells
-
Reutilitzar la secció tradicional de "proves" en un pla de projecte de programari per fer una prova d'assegurament de la qualitat en el nou espai, per exemple: funciona el sistema de seguretat, totes les extensions de telèfon s'encaminen correctament, entre altres factors. Mantingueu en compte els membres de l'equip extern quan creeu dependències del projecte. Per exemple, les taules no es poden moure fins que la nova catifa s'instal·li.
