La comptabilitat funciona en un sistema de comptabilitat de doble entrada. Cada entrada consisteix en un dèbit i un crèdit. En el balanç, els deutes augmenten els actius i redueixen els passius. En el compte de resultats, els deutes augmenten les despeses i els ingressos més baixos. Els crèdits baixen els actius del balanç i augmenten els passius. En el compte de resultats, augmenten els ingressos i redueixen les despeses.
Comptabilitat de doble entrada
La comptabilitat de dues entrades requereix que els deutes tinguin crèdits iguals en tot moment. En el parlament de la comptabilitat, els llibres han d'equilibrar-se. Si sou nou en la comptabilitat, al principi, serà difícil creure que aquest sistema es remuntés a 1458. A mesura que esdevingui competent, comprendrà i valorarà la lògica. Els beneficis són que és molt més difícil oblidar o fins i tot ocultar transaccions. Un conjunt complet de transaccions degudament registrades us permetrà crear un balanç, un compte de resultats i un estat de fluxos d'efectiu.
Declaració de resultats
El vostre compte de resultats mostra quina és la rendibilitat del vostre negoci. Els guanys són l'excés d'ingressos per despeses. Com a propietari d'una empresa petita, sap que està ocupat, però és possible que no sàpiga com es tradueix en beneficis. Això és el que fa el compte de resultats. Tant si voleu analitzar el compte de resultats com per augmentar la rendibilitat o utilitzar-lo per sol · licitar una línia de crèdit, és quelcom que se us proporcionarà.
El Balanç
Un balanç mostra els vostres actius, com l'efectiu i l'equip, i els vostres passius, com ara els comptes a pagar als proveïdors i passius a llarg termini, com ara els préstecs bancaris. Un balanç representa el "cost històric" dels ítems i, a primera vista, es pot preguntar per què és útil. Els passius, per exemple, sempre representen amb precisió l'import que ha de pagar, però els actius representen l'import que vau pagar per adquirir l'element. L'equip car que vau comprar en el passat no es mostrarà com el seu valor de mercat, sinó al preu que vau pagar. És important recordar que hi ha una bona raó per la qual es registren les coses d'aquesta manera. Un bon comptador analitzarà el vostre balanç i l'ajudarà a comprendre la rendibilitat de les seves decisions passades i actuals.
Estat de fluxos d'efectiu
La realitat d'un negoci és que si no podeu pagar els vostres comptes, us tancareu. Una declaració de fluxos d'efectiu us mostra com heu generat efectiu i com l'heu utilitzat. No és el mateix que el benefici del vostre compte de resultats. Quan comencis, això pot ser confús. Per entendre per què, aquí teniu dos exemples. Si demana diners prestats, generareu molts diners en efectiu, però clarament això no es beneficia de la vostra activitat empresarial. Si compra un actiu que s'espera que dura 10 anys, utilitzarà molts diners en efectiu, però de nou, això clarament no és una despesa que ha incorregut en els ingressos d'aquest any. Com a propietari d'un negoci, el vostre enfocament principal sempre ha de ser el vostre comerç o habilitat. Però un bon comptador l'ajudarà a comprendre les implicacions i la rendibilitat de les seves decisions, tal com es reflecteix en el seu balanç, compte de pèrdues i guanys i estat de fluxos d'efectiu.
