Se't assigna la tasca de prendre minuts en una reunió que algunes persones veuen com una tasca ingrata.Tanmateix, dominar l'art de prendre actes de reunió efectius no només és útil perquè els participants entenguin els temes, debatin i estiguessin d'acord amb els elements d'acció, però també pot ajudar els altres que no estaven a la taula a prendre decisions. No subestimi el poder i l'eficàcia d'aprendre a dominar aquesta habilitat d'escriptura.
Articles que necessiteu
-
Agenda de reunions
-
Llista d'assistents
-
Pen o llapis
-
Bloc de notes o ordinador portàtil
-
Dispositiu de gravació d'àudio (opcional)
Comença els minuts de la reunió a la part superior escrivint el nom de la reunió, la ubicació, la data i l'hora que es va celebrar.
Feu una llista dels assistents convidats que estiguin presents pel seu nom, títol i departament que representin, juntament amb els convidats, però que no estiguin presents. També enumereu els noms de tots els oradors o presentadors convidats.
Creeu una subsecció per a cada tema del programa i preneu notes, ja que la discussió es refereix a aquest tema. Escriure la discussió clau i, quan sigui possible, intenteu indicar el nom de la persona associat amb els punts clau fets.
Després d'un debat sobre el tema, escriviu els passos o decisions que s'hagin acordat sobre els punts del programa per incloure accions recomanades per part de qui, data de venciment, persones responsables o departament per a la implementació, etc. Aquesta és la part més crítica de la presa de minuts procés ja que qualsevol pla d'acció de la reunió es derivarà d'aquesta secció.
Per a qualsevol problema o punt de discussió plantejat però no resolt, afegiu-lo a una secció separada de les pàgines d'un minut etiquetada com "Problemes sense resoldre". Els assistents a la reunió poden veure aquests més tard i l'amfitrió de la reunió pot decidir com gestionar millor la resolució d'aquests elements.
Al final de les actes, escriviu la data, hora i ubicació de la propera reunió, juntament amb qualsevol altra informació que sigui necessària perquè els assistents coneguin la preparació de la propera sessió.
Finalment, assegureu-vos que tots els assistents convidats siguin presents o no rebin una còpia de les actes. És una bona regla per tractar de distribuir els minuts entre 24 i 48 hores després de la reunió. D'aquesta manera, si alguna cosa és incorrecta o que algú s'ha equivocat, es pot corregir mentre es fa realitat en la ment de cada assistent.
Consells
-
És important tenir una llista precisa dels assistents, ja que pot ser important saber més endavant qui va estar present i va prendre part en la presa de decisions clau a la reunió. Sempre recordeu escriure tant el vostre nom com la data en què vau prendre els minuts juntament amb el fitxer. nom ruta d'on es poden trobar els minuts si s'emmagatzemen electrònicament en una computadora.
Avís
Està bé prendre la taquigrafia, però no intenta perfrasejar o interjectar les seves pròpies paraules, comentaris o opinions sobre el que pensa que algú va dir, sentia o pensava: escriviu els minuts tal com ho va declarar la persona.
