Una resposta eficaç a una carta que sol·licita informació proporciona al client la informació sol·licitada de manera immediata, evitant redactar o omplir de forma supèrflua. Respondre a les sol·licituds d'informació del client en forma oportuna augmenta la credibilitat de la vostra empresa.
Obertura
Introduïu el nom del client i la informació de contacte a la cantonada superior esquerra de la lletra, en format de lletra estàndard. Per exemple:
John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfield, OH
A sota de l'adreça del client, inseriu la data en què redacteu la lletra.
Utilitzeu el nom del client per personalitzar la lletra en lloc del "client estimat" genèric. La primera línia després de la salutació hauria de permetre-li que se sàpiga que la carta és, de fet, una resposta a la seva sol·licitud d'informació: "Benvolgut Joan, en resposta a la vostra sol·licitud d'informació …"
Cos de lletres
Feu la carta del client davant vostre quan redacteu la vostra resposta. Llegiu la lletra de nou per assegurar-vos que comprengui clarament la informació que sol·licita. Si el client vol més d'una informació, ressalteu els diferents elements per assegurar-vos que no deixeu cap informació. A continuació, al cos de la lletra, dirigeixi cada element en format de llista. Si és el cas, utilitzeu els elements de formatació de la llista de punts o punts numerats proporcionats al programa de programari.
Tancament
Convida al client a prendre mesures sobre la base de la informació que ha proporcionat i relacionant-se amb la vostra empresa, informa Cynthia Perun a l'empresari. Si podeu ajudar el client a col · locar un ordre en línia des de la vostra ubicació comercial, per exemple, convida'l perquè vagi a la botiga per fer-ho. Incloeu el vostre número de telèfon de l'empresa, adreça de correu electrònic i adreça de lloc web. Està bé repetir aquesta informació al tancament de la lletra i convidar al client a contactar-vos si necessita informació de seguiment.
Consells
-
Typos i errors gramaticals reflecteixen malament en el vostre negoci. Abans d'enviar qualsevol correspondència als clients, incloses les respostes a les sol·licituds d'informació, feu que el vostre assistent administratiu o un co-treballador revisi les lletres com a mínim dues vegades.
