Totes les organitzacions requereixen una bona gestió de registres, a partir dels registres de temps es generen fins que es purguen del sistema. Els sistemes de fitxers inexistents o poc planificats condueixen a dificultats en la presentació i recuperació de registres o en la manca d'eficiència en la gestió del flux d'informació. També poden configurar problemes legals deguts a registres perdudes o manteniment de registres descuidats. Els sistemes de presentació ben dissenyats utilitzen etiquetes alfabètiques, alfanumèriques o codificades numèriques, generant una gestió eficient de registres i produint organitzacions més dirigides professionalment.
Sistemes de fitxers numèrics explicats
Els sistemes de fitxers numèrics assignen números a cada fitxer o registre que contingui informació. La numeració es pot extreure del propi registre (és a dir, números de comanda de compra), numeració de fitxers en ordre de generació de registres (d'1 a 1,000), utilitzant numeració seccional on els fitxers numerats a les seccions - o categories - com 100, 200, 300, etc.., pertanyen a subtítols de temàtica específica o utilitzen decimals (similar al sistema decimal de Dewey). Els sistemes de fitxers numèrics sovint inclouen un índex de fitxer per ajudar a la recuperació de registres.
Organització i manteniment de l'ordre
La codificació numèrica permet desplaçar seccions completes de registres mentre es manté la seqüenciació adequada. Els registres es presenten de forma consecutiva, de dreta a esquerra i de dalt a baix. Els fitxers numèrics rectes s'organitzen en ordre ascendent, ascendent, de menor a major nombre. Els fitxers numèrics dúplex tenen dos o més conjunts de números, separats per taques, comes o espais, i presentats pel conjunt d'obertura seguit de números posteriors. Arxius d'índexs de sistemes cronològics-numèrics per any, mes i dia.Els sistemes numèrics de terminals permeten agrupar fitxers a les prestatgeries, organitzar arxius amb l'últim número (de dos a quatre dígits) com a element de presentació primari, i registrar registres de forma consecutiva per l'últim número, el número de mig i el primer número. Els requisits d'espai de pila es determinen fàcilment agrupant registres per seccions numèriques: 10s, 100s, milers de registres per prestatge o prestatgeria. A més, l'organització de registres augmenta encara més la indexació de fitxers.
Precisió
Els sistemes de fitxers d'alt volum: els fitxers recuperats i reeditats amb freqüència, combinats amb etiquetes amb codi de color, fan que la recuperació d'arxius i la restauració siguin més ràpides i elimini la confusió on el nombre cau en seqüència. En els sistemes de terminals digitals, per exemple, el número final està codificat amb un color, el número del mig obté un color diferent i el primer número obté el seu propi color. A mesura que canvia el primer, mig i últim número, també ho fa el color. El color actua com una pista visual per augmentar la velocitat i l'eficiència en la presentació.
Velocitat de presentació
Els sistemes de fitxers numèrics combinats amb la codificació de colors augmenten la velocitat de presentació i recuperació de registres, fins i tot quan es recupera un fitxer es refereix a un índex per identificar el número de fitxer, perquè el secretari de fitxers té un coneixement instantani de la ubicació del fitxer per grup de fitxers. En el cas de fusions d'organització, on les organitzacions individuals tenen sistemes de numeració diferents, no cal canviar els codis numèrics. Afegir fitxers a la sala de fitxers és més ràpid perquè fitxers numerats més petits (6 dígits) es presenten a l'esquerra de fitxers superiors numerats (7 dígits).
Confidencialitat
Els sistemes de fitxers numèrics identifiquen positivament registres específics mentre mantenen la confidencialitat, que és especialment important en registres mèdics, de clients i empleats, eliminant qualsevol marcador d'identitat personal. Els sistemes de fitxers numèrics compleixen fàcilment les regles de HIPAA.
