A mesura que les empreses adquireixen nous projectes i executen les seves operacions quotidianes, han de fer el seguiment de quant gasten en el camí. Una declaració de costos o full de costos proporciona a la gestió un document que detalla els costos de dur a terme un projecte, executar un departament o fabricar un producte en termes de béns i serveis.
Funcions d'estat de costos
La majoria dels fulls de costos contenen un mínim de tres seccions primàries etiquetades com a material directe, treball directe i despeses generals. Els materials directes es refereixen a les matèries primeres o peces necessàries per fer el producte real. En un projecte de construcció, per exemple, la fusta contraxapada i el material de sostre apareixerien a la secció de materials directes. El treball directe fa referència a la feina requerida per completar el projecte. El cost general consisteix en els costos estàndard associats a la realització del projecte, com ara assegurances i serveis públics. Alguns fulls de costos inclouen seccions com el treball indirecte, que cobreix personal de suport i materials indirectes, que representen una despesa insignificant. La direcció determina el nivell de detall requerit, que pot anar des d'una sola suma per categoria fins a una llista detallada de cada categoria.
Declaració de cost complet
En alguns casos, les empreses utilitzen declaracions de cost complet per comparar possibles maneres d'implementar un projecte. Les declaracions de cost complet constitueixen una visió global de les despeses internes, així com els possibles costos externs d'una opció per sobre d'un altre. Per exemple, les fàbriques de paper són notòries per olors fortes. La col.locació d'una fàbrica de paper massa propera a una zona residencial podria produir una mala PR i fins i tot accions legals, que podrien compensar els estalvis en la propietat o la construcció. Una declaració de costos completa detalla aquests possibles problemes.
