Segons Business Dictionary, un sistema de gestió de documents és un "sistema electrònic dissenyat per organitzar i gestionar documents. Normalment, aquests documents s'organitzen amb un programari que proporciona a l'usuari la possibilitat d'accedir, modificar i emmagatzemar els documents de forma centralitzada. "Les empreses sovint utilitzen aquests sistemes per convertir documents de documents històrics en fitxers electrònics per facilitar la consulta i reduir l'espai d'emmagatzematge. La majoria de les empreses generen algun tipus de paperassa associada a les seves operacions. Trobar la millor forma de gestionar aquests documents pot millorar el flux de treball intern de l'empresa.
Reviseu els punts d'entrada dels documents empresarials. Els empresaris i els gerents han de determinar com els documents entren a la seva empresa i decidir com capturar-los de manera electrònica.
Implementar programari per capturar la informació electrònicament. Les empreses poden sol·licitar a tercers partits -com ara venedors, proveïdors o grups similars- per enviar informació electrònicament per correu electrònic o llocs web. Això permet a les empreses carregar directament la informació en un sistema de gestió de documents.
Demana als empleats que escanegen documents en paper en un sistema de registre electrònic. Després que un empleat completi la seva tasca, els administradors poden exigir que escrigui tota la informació pertinent a l'ordinador o a l'emmagatzematge del servidor de la companyia. L'empleat pot trencar l'original per desfer-se d'informació confidencial.
Configurar un sistema de recerca de documents. La possibilitat de trobar ràpidament els documents emmagatzemats pot reduir el temps dedicat a un empleat a la recerca d'informació històrica. Les empreses haurien de crear un sistema de registre electrònic estàndard per a les persones físiques per emmagatzemar i trobar informació en una data posterior.
Consells
-
Les empreses poden decidir subcontractar el seu sistema de gestió documental. Les empreses poden especialitzar-se en l'emmagatzematge d'informació per tal que una empresa no necessiti quantitats abundants d'espai d'emmagatzematge físic per als documents.
Avís
Tot i que els sistemes de gestió de documents electrònics ofereixen molts beneficis per a una empresa, també poden tenir desavantatges. Les empreses han de poder garantir la informació electrònica contra abusos o fraus mentre es fa una còpia de seguretat de la informació per salvaguardar la fallada de l'ordinador o del servidor.
