Si envia una carta de negocis amb còpia impresa, és més segur si s'adhereix a un format estàndard i tradicional. La Universitat de Purdue suggereix que comenceu amb el vostre nom i adreça, a menys que estigui al capçal de la carta i després a la data que hi ha a sota. A continuació, escriviu el nom i l'adreça del destinatari, i després la salutació. Si envieu moltes lletres, podeu estalviar temps configurant una plantilla a l'ordinador.
Comproveu els vostres fets
No guanyareu clients ni influeixi en les persones si obteniu els errors bàsics incorrectes. L'Emily Post Institute diu que ha d'estar segur del nom i l'adreça del destinatari, i el nom exacte del seu negoci, abans de correu electrònic de la carta. Si el nom del destinatari és neutral de gènere, com ara Pat o Sam, descobreixi, si és possible, tant si esteu escrivint a un home com a una dona. Quan escriviu la lletra, corregiu-la per confirmar que va escriure tot correctament.
Escriure als estranys
Si esteu escrivint a algú que no coneix bé, com ara un client potencial, mantingueu-les formalitzades utilitzant la Sra., El senyor o el Dr., segons correspongui. Si no coneixeu el sexe, feu-ho amb "Estimat Pat Smith". Si tot el que teniu és un títol com el director de vendes, "Estimat director de vendes" és acceptable. No obstant això, la revista Inc diu que si podeu trobar el nom correcte, això és preferible. Si és algú que ha conegut, "Estimat Pat" pot ser acceptable: és una crida a judici que haureu de fer.
Mantingui-ho concís
Quan escriviu una carta comercial, mantingueu-la en compte. Si teniu alguna connexió: es va reunir a la Cambra de Comerç, un col · lega ho va recomanar, és possible que vulgueu fer-ho, les notes de Xerox al vostre lloc web. A continuació, arribeu al punt de la lletra, que ha de ser el que hi ha per al destinatari. Si es tracta d'una carta de vendes, per exemple, voleu obtenir els avantatges de comprar-vos. Tanmateix, no us trobeu com una explosió de correu electrònic, fins i tot si envieu una dotzena de lletres semblants, feu-lo el més individual possible.
Trieu paraules amb cura
Si esteu escrivint a algú de la vostra empresa, la vostra elecció de salutació pot dependre no només de si l'heu conegut, sinó de si és el vostre supervisor, el CEO o un dels seus subordinats. La firma de consultors del món públic diu que haureu d'escollir acuradament les vostres paraules per evitar que qualsevol cosa torni a fer malbé la vostra carrera professional. Fins i tot si esteu discutint un problema o envieu una carta d'advertència, mantingueu un to moderat i amable: no escriguis quan estigueu enutjat.Assumeixi que el que digui no es mantindrà privat, perquè sovint no ho farà.
