Les empreses financen els projectes que la direcció superior considera fonamentals per al seu èxit. Però finançar un projecte per si sol no garanteix que quan acabi un projecte, una empresa estarà millor que abans.
Hi ha molts motius pels quals una empresa pot beneficiar-se d'un projecte. Un administrador de projectes excepcionals pot manar el seu equip en la direcció correcta. O, a causa d'una excel·lent formació i experiència laboral, un equip pot adoptar totes les pràctiques adequades. Però en la majoria dels casos, l'ús d'eines de gestió de projectes ajuda.
Les eines de gestió de projectes, com ara una taula PERT i una estructura de desglossament de treball, poden millorar les capacitats d'un equip proporcionant orientacions, fins i tot si un equip de projecte té tot el coneixement adequat i els anys de pràctica.
Diagrama de Gantt
Un gràfic de Gantt és un gràfic de barres horitzontals que enumera les activitats del projecte, així com la data d'inici i finalització de cada activitat, que es mostren en un format de calendari. Un gràfic de Gantt no il·lustra una relació entre una activitat i una altra, però cada activitat referenciada en un gràfic Gantt coincideix amb una activitat en una estructura de degradació del treball, que descompta el treball del projecte en fases i paquets de treball.
El gràfic de Gantt també inclou columnes per documentar la durada i el percentatge de finalització de cada tasca. La quantitat de jornades de treball de l'activitat ha estat en procés, el nombre previst de dies per completar l'activitat i els dies restants també es documenten a la taula. Aquestes xifres il·lustren el progrés planificat versus el treball real.
Pert Gràfic
S'utilitza una tècnica d'avaluació i revisió del programa o la taula PERT per planificar el temps i els recursos necessaris per completar un projecte i controlar tasques del projecte. Utilitzant un diagrama PERT o un diagrama de xarxa, el lideratge del projecte pot especificar i programar en seqüència cada tasca que els membres de l'equip han de completar per assolir un objectiu del projecte i indicar el temps necessari per a cadascun.
Un quadre PERT il·lustra la interrelació entre tasques identificant quines tasques s'executen paral·leles entre si i quines han d'aparèixer en seqüència. Els fites del projecte, esdeveniments que marquen el resultat final d'una sèrie d'activitats, també es detallen.
A més, un gràfic PERT inclou tres estimacions per a cada activitat del projecte: el menor temps necessari per completar una activitat, el temps que és probable que es requereixi per completar una activitat i la durada més prolongada de l'activitat.
Anàlisi de rutes crítiques
L'anàlisi de la ruta crítica és una eina utilitzada per a projectes que requereixen la realització d'activitats interdependents. Un camí crític incorpora una llista d'activitats del projecte especificades en una estructura de desglossament del treball, el temps de finalització de cada activitat i la identificació de tasques i punts finals interdependents, incloent fites i elements lliurats.
Els temps de finalització del conjunt d'activitats en el camí crític es resumeixen i igualen el major temps que un projecte podria requerir per completar. Les activitats seqüenciades s'han de completar a temps perquè el projecte es completi a temps.
Matriu d'assignació de responsabilitat
La matriu d'assignació de responsabilitat o l'eina RACI alerten els grups d'interès del projecte als membres de l'equip a qui s'assignen responsabilitats particulars del projecte i per a quina tasca es responsabilitza a les persones.
A mesura que el nom de l'eina infereix, la matriu RACI declara qui és responsable de la realització d'una tasca, o qui realitzarà una tasca i les persones que contribuiran a la realització de la tasca. La matriu també especifica qui és responsable de les tasques i qui té autoritat de decisió pel que fa a la tasca. També es recullen els noms de les persones que podrien ser consultades pel que fa a la tasca i les persones que haurien d'estar informades sobre el progrés que l'equip fa en la realització de la tasca.
Estructura de desglossament del treball
Una estructura de desglossament de treball (WBS) és un model o gràfic de projecte que trenca el treball del projecte en tasques. El WBS del projecte il·lustra la interrelació entre tasques i entre tasques i producte final del projecte.
El WBS incorpora subprojectes i assenyala les responsabilitats del projecte, els recursos necessaris i els requisits de temps per completar cada tasca.
