Una sol·licitud d'oferta o sol·licitud de proposta, o RFP, és un document realitzat per una empresa o organització per als venedors. Per exemple, una empresa constructora pot necessitar que fusters o un hospital pugui necessitar un dissenyador web per crear un lloc. Les RFP són generalment documents formals amb directrius per al proveïdor. Inclouen detalls sobre el negoci que fa la sol·licitud, les especificacions del projecte empresarial, el procés de sol·licitud per als venedors, el procés de selecció per triar un venedor o proveïdors, el procés de contracte i el procés de comunicació durant la sol·licitud.
Recolliu tota la informació amb antelació. Feu els vostres estats financers, pressupostos, contractes, acords i qualsevol altre document pertinent que correspongui al projecte. Això farà que l'escriptura del vostre RFP sigui més fàcil.
Escriu una descripció general o introducció, de vegades anomenada "resum executiu". Aquesta secció introdueix el negoci o organització que fa la sol·licitud i el seu lloc dins de la seva indústria. El resum també presenta de manera destacada el projecte o la necessitat de l'empresa per a la qual es demanen sol·licituds.
Presentar les especificacions amb claredat, pel que fa a la resposta dels venedors. Definiu la naturalesa i l'abast del vostre projecte, les vostres necessitats, el vostre resultat esperat i qualsevol altra informació essencial. Sigues específic; hi ha una diferència significativa entre la necessitat d'un lloc web dissenyat i la necessitat d'un lloc web dissenyat, actualitzat i administrat periòdicament.
Indiqueu clarament les instruccions sobre com es tractarà el procés de comunicació durant el procés de sol·licitud. Si voleu que els proveïdors contactin amb una sola persona a la vostra organització, deixeu-ho clar. Si hi ha una presentació perquè els venedors puguin assistir, incloeu-hi tots els detalls. Si no voleu que els proveïdors es posin en contacte amb vostè durant el procés, indiqueu-ho definitivament. Feu una determinació sobre com rebreu les ofertes, tant si s'han de segellar com quina és la data límit.
Expliqueu que la RFP no és un contracte i que respondre-hi no garanteix la selecció. Assegureu-vos d'incloure informació que farà que la resposta del proveïdor valgui el temps del proveïdor. Distribueixi detalls sobre el pressupost, el contracte, la forma de pagament i l'avaluació del treball mentre el projecte estigui actiu.
Inclou qualsevol consideració legal, de drets d'autor, d'assegurances i ètica per als venedors a considerar. Això inclou, entre d'altres, acords de confidencialitat, requisits de proveïdors minoritaris, normativa local, consideracions de seguretat i pràctiques comercials.
Especifiqueu instruccions diferents sobre com s'han de formatear les respostes. Indiqueu als proveïdors sobre com voleu veure els números de la seva proposta, quina informació ha d'incloure amb les seves propostes, com ara còpies d'informació d'assegurances o llicències d'empresa.
Inclou una conclusió projectada pel que fa al procés de selecció. Deixi que els venedors sàpiguen si se'ls notificarà o no si no reben la feina, així com què esperar si es seleccionen per a la feina.
